Quel était votre besoin initial lorsque vous avez fait appel à Certigna ?

En 2018, nous cherchions à faciliter nos démarches administratives concernant la gestion de nos contrats d’assurance, pour répondre notamment à l’ensemble des réglementations en vigueur. Ces dernières imposent en effet que les opérateurs en contact avec la clientèle soient formés et bénéficient des outils numériques appropriés. « Dans cette optique, nous avons opéré une transition vers des solutions dématérialisées pour la signature de nos bulletins d’adhésion, qui s’opère désormais en agence via des tablettes de signature électronique. Nous avions ainsi besoin de la certification et de l’horodatage de ces documents. »

Pourquoi avoir choisi Certigna pour vous accompagner ?

Notre prestataire précédant ne parvenait pas à présenter une structure habilitée efficace pour nos documents numériques. Nous avons entendu parler du travail de Certigna en métropole et avons décidé de nous tourner vers leur solution, qui s’intégrait très facilement à notre logiciel existant. « La simplicité de la procédure d’inscription et de validation en ligne au travers du formulaire ainsi que les tarifs fixés ont achevé de nous convaincre ! »

Quelles ont été les étapes de la mise en place de la solution de Certigna ?

Les échanges avec Certigna ont démarré en 2018 et nous avons débuté notre collaboration en février 2019. Nous avons d’abord testé la solution afin de nous assurer de son opérabilité avec notre logiciel BPM. Elle a ensuite été déployée dans la dizaine d’agences assurance de la Mutualité de La Réunion. Nos besoins d’authentification étant grandissants, nous avons rapidement augmenté nos commandes de jetons d’horodatage. « Au démarrage, nous commandions des packs de 10 000 jetons et nous réalisons désormais des commandes de 30 000 jetons, que nous utilisons très rapidement— nous avons en effet une moyenne d’utilisation de 2 500 jetons par mois, avec des pics de consommation à 4 200. » Lorsque nous oublions de commander à temps ou en cas de difficultés, les équipes de Certigna sont toujours efficaces et disponibles pour trouver des solutions adéquates. « La mise en place de la solution a donc été très simple ! »

En quoi le service répond-il à vos attentes ?

« Cette nouvelle organisation nous évite la gestion des versions papiers de nos contrats, gourmandes en ressources logistiques et en énergie. Nous avons ainsi pu réduire considérablement les lourdeurs administratives et les problématiques de place liées au stockage des documents. »

Le service de Certigna répond parfaitement à notre besoin de certification et d’horodatage de nos documents. Nous avons accès à un système très efficace de statistiques afin de suivre notre consommation de jetons d’horodatage. En outre, nos problématiques sont traitées rapidement et le service commercial est toujours disponible en cas de difficultés. Un conseiller nous est attitré, et une personne prend le relais en cas d’absence.

Avez-vous été amené à solliciter Certigna pour un autre besoin ?

Dans cette optique de dématérialisation de nos démarches administratives, nous avons également souhaité mettre en place la numérisation automatique des factures de nos fournisseurs. Comme nous cherchions à certifier leur numérisation, nous avons rapidement fait appel à Certigna. « Leur solution a grandement permis de faciliter les démarches et de fluidifier l’activité. Les factures passent par l’outil de numérisation Avanteam Process Studio qui certifie les PDF générés par un horodatage Certigna, avant la validation en interne. »

Le mot de la fin pour décrire votre collaboration ?

« La simplicité technologique. La solution Certigna apporte cette simplicité tant au niveau de la validation de l’identité que de l’intégration dans notre outil. Nous sommes donc amplement satisfaits de notre collaboration. Notre association est dans une démarche de digitalisation et d’évolution constante, Certigna nous a permis de développer nos activités en nous facilitant la certification des documents. »

Quel était votre besoin initial lorsque vous avez fait appel à Certigna ?

LegaVote est une solution de vote en ligne, qui peut être utilisée dans le cadre d’élections de CSE, d’assemblées générales, de conseils d’administration… « Nous avons donc besoin de pouvoir certifier l’existence de nos données à des moments exacts : à chaque fois que quelqu’un vote sur nos plateformes, ou pour nos journaux d’activité par exemple. Cet horodatage est indispensable pour la validité des votes ! Il permet d’assurer qu’il n’y a aucune falsification des données. Nous étions à la recherche d’un prestataire pour nous accompagner sur cet aspect lorsque nous avons contacté Certigna, en 2020. »

Pourquoi avoir choisi Certigna pour vous accompagner ?

La vitesse d’exécution de notre précédent prestataire ne nous convenait pas réellement : le système mettait plus d’une seconde à horodater un vote. Cela peut paraître peu, mais en réalité, cette seconde de latence était problématique, surtout dans notre domaine d’activité, où nous avons pour vocation d’être sur des flux « à temps réel », notamment pour nos sessions de votes en direct.

Le deuxième aspect concernait l’expansion de notre activité et l’aspect juridique. Proposant notre solution à la fonction publique, nous avions besoin d’avoir un prestataire certifié RGS et eIDAS. Nous avons donc procédé à une mise en concurrence, afin de comparer les différentes solutions proposées sur le marché. Et nous avons constaté que les prestataires proposant un système d’horodatage qualifié sont en réalité peu nombreux… « Lors de nos recherches, Certigna se démarquait clairement, notamment grâce à ses certifications RGS et eIDAS, qui étaient donc essentielles pour le développement de notre activité. »

Quelles ont été les étapes de la mise en place de la solution de Certigna ?

« Nous avons contacté le service commercial de Certigna – un vendredi en fin de journée – et nous avons été rappelés presque immédiatement. Une demi-heure plus tard, je présentais notre problématique de vive voix à un conseiller en visioconférence. Une heure après, je récupérais des jetons d’horodatage pour tester leur solution. Tout s’est enchaîné extrêmement vite ! Nous avons ensuite réalisé une semaine de tests, qui ont suffi à nous convaincre. Un peu moins d’une semaine plus tard, nous intégrions la solution d’horodatage Certigna. L’intégration a donc été très simple. »

En quoi le service répond-il à vos attentes ?

Certigna est une solution française, disposant d’un service d’horodatage qualifié et avec toutes les certifications dont nous avons besoin. « Le temps de réponse pour l’horodatage de nos données a été divisé par dix par rapport au service que nous avions précédemment – la réaction est maintenant de l’ordre d’un dixième de seconde. Nous avons donc grandement gagné en efficacité ! » La facturation est également entièrement transparente et plutôt simple : nous disposons d’un pack de jetons à renouveler lorsqu’ils ont été consommés.

Nous surveillons de très près cet horodatage, et sommes capables, en cas de problème technique, de passer par le service d’un autre prestataire. Depuis que nous avons commencé à travailler avec Certigna, nous n’avons pas subi d’interruption du service. Pourtant, un nombre très important de votes est enregistré toute la journée sur nos différentes plateformes. Par ailleurs, nous avons été amenés à contacter le service technique pour vérifier certains horodatages, plus anciens, où nous avions intégré le certificat signataire a posteriori, ce qui compromettait les documents. Certigna a pu nous proposer une méthode de validation en moins de 48 heures afin de les mettre en conformité.

« Nous disposons également d’un contact privilégié au sein du service commercial, un conseiller qui suit et connaît parfaitement notre dossier. Les échanges sont donc toujours simples et fluides. En tous points, le service répond donc parfaitement à nos attentes. »

Avez-vous été amenés à solliciter Certigna pour un autre besoin ?

L’année dernière, nous avons également décidé de faire appel à Certigna pour l’achat de plusieurs de nos certificats, RGS** et SSL par exemple. « Et nous sommes tout aussi satisfait du service ! Par exemple, lorsque nous avons eu besoin d’un certificat RGS sur des délais très courts, Certigna est parvenu à nous le fournir en moins de 24 heures. Nous avons donc pu réaliser les élections liées dans de bonnes conditions ! » Parallèlement, nous avons commencé les démarches pour leur confier également la gestion de nos certificats développeurs fonction.

Le mot de la fin pour décrire votre collaboration ?

« Efficacité ! Nous ne pouvons pas nous permettre de dysfonctionnements sur nos plateformes de vote. Nous avions donc besoin de mettre en place des process qui fonctionnent parfaitement, avec une grande réactivité. Cette efficacité, nous la retrouvons avec Certigna, tant d’un point de vue technique qu’humain et nous sommes donc très satisfaits. »

Pourquoi opter pour la dématérialisation comptable ?

Une forte incitation de l’État à la dématérialisation

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises ont l’obligation de transmettre leurs factures sous format électronique à leurs clients 

Pour le secteur privé, pas d’obligation mais une forte incitation à la dématérialisation. Au niveau européen, la directive européenne 2001-115-CE, entrée en vigueur le 1er janvier 2004, instaure une équivalence entre la facture numérique et la facture papier. Et la directive 2010/45/EU oblige les administrations fiscales des États membres à reconnaître les factures électroniques, à condition que l’authenticité et l’intégrité du document soient garanties par une signature électronique incluant un système d’horodatage. 

En France, depuis 2015, il est devenu impossible de refuser les factures émises sous forme dématérialisée. D’ici à 2023-2025, la facture électronique devrait complètement remplacer la facture papier et l’envoi de PDF dans les échanges entre entreprise. De quoi inciter plus d’une entreprise à passer à la dématérialisation comptable.

Faire la distinction entre numérisation et dématérialisation juridique

Numériser vos documents ne suffira pas pour leur donner une valeur juridique. Pour cela, il vous faudra assurer :

Sécurisation des documents

De plus en plus de documents comptables doivent pouvoir justifier de l’intégrité de leur contenu et de leur authenticité. Grâce au recours à des solutions de signature électronique et d’horodatage, vos documents comptables numériques auront la même valeur juridique que des documents papier et seront parfaitement sécurisés.

La dématérialisation comptable permet en outre d’éviter les inévitables erreurs liées à la saisie manuelle des données. Les logiciels de reconnaissance optique de caractères (OCR) ou de lecture automatique de documents améliorent sensiblement la qualité d’identification et d’intégration des données.  

Une solution organisationnelle

La dématérialisation comptable est une solution à l’explosion des données financières et comptables des entreprises. Elle permet de fluidifier le traitement de ces données, et de manière plus générale le fonctionnement de l’entreprise. 

La dématérialisation comptable permet :

La dématérialisation comptable correspond en outre à une demande croissante, autant en interne qu’en externe de la part des fournisseurs et clients. 

Quels documents comptables dématérialiser ?

La dématérialisation comptable a pour avantages non seulement de réduire significativement les coûts mais également les délais de traitement. À ces atouts, s’ajoutent des bénéfices par type de documents comptables dématérialisés. 

Document Bénéfices
Transactions d’achats et de ventes (contrats, bons de commande, factures…) Sécurisation des données
Protection contre la perte de données
Évite les oublis et réduit le risque d’erreur
Centralisation
Exportation des données facilitée
Notes de frais Facilité d’accès et centralisation
Meilleure visibilité sur les dépenses 
Évite les oublis et réduit le risque d’erreur
Bulletins de paie Archivage sécurisé 
Accès à tout moment
Répondre aux attentes des salariés, qui pour plus de la moitié souhaitent de passer à la dématérialisation

Comment mettre en place votre dématérialisation comptable ?

  1. Sélection des documents devant être numérisés
    Tous les documents ne méritent pas d’être numérisés. Un travail de sélection est indispensable avant de lancer le processus de dématérialisation. Concentrez-vous sur les documents qui sont les plus consultés, qui sont les plus utiles à vos collaborateurs ou ceux qui ont besoin d’être partagés. 

  2. Processus de dématérialisation comptable
    La dématérialisation nécessite la numérisation des documents qui ne sont pas encore sos format numérique. Pour cela, différentes solutions techniques s’offrent à vous :
    – la numérisation via un scanner classique
    – la numérisation via un scanner complété d’un logiciel de lecture automatique de documents (LAD) qui permet d’identifier et de capturer de données sur des documents. Ces logiciels peuvent, par exemple, lire et transcrire des données manuscrites mais aussi identifier des cases à cocher. Ils facilitent l’extraction et l’intégration des données ainsi que l’indexation des documents.

  3. Sécurisez et certifiez vos documents dématérialisés
    Une solution de signature électronique mais aussi d’horodatage devront être intégrées à ce processus de dématérialisation comptable pour assurer la valeur juridique des documents. Véritable sceau électronique fournit par un tiers de confiance tel que CERTIGNA, l’horodatage permet d’attester de l’existence d’un document à une date et une heure précises. Il garantit aussi l’intégrité des données après cette date.
    Pour en savoir plus sur nos solutions de signature et d’horodatage qualifiées RGS et eIDAS, nos experts répondent à vos questions.

  4. Archiver les documents
    Une fois dématérialisés, vos documents sont stockés de manière sécurisée tout en restant accessibles aux personnes ayant besoin de les consulter et transmettre. Cet archivage peut s’accompagner de la mise en place d’une solution de workflow pour automatiser certaines tâches (comme les processus de validation ou de relance) et améliorer la gestion des flux de documents.

 

La cybersécurité est un sujet stratégique pour l’ensemble des entreprises et administrations qui déploient une énergie considérable pour mettre en œuvre des dispositifs afin de se protéger efficacement. Dans ce contexte, la cybersécurité revêt différents visages en fonction du sujet qu’elle aborde. Dans notre cas, nous allons nous concentrer sur les documents et échanges électroniques, en évoquant trois briques fondamentales qui sont le certificat numérique personnel, l’horodatage et le certificat SSL/TLS.


Le certificat numérique RGS ou eIDAS pour s’identifier sur le web de façon sécurisée

Ce certificat personnel est une réelle carte d’identité numérique universelle. Reconnu dans les logiciels de messagerie, ce certificat permet de certifier ses emails et de lui apporter une valeur juridique. Le destinataire peut en effet vérifier l’identité de l’émetteur (en cliquant sur une enveloppe jointe au mail) ainsi que l’intégrité du contenu du mail. Il sera également possible de garantir la confidentialité du contenu du mail en utilisant le certificat (de chiffrement) du destinataire du mail. Enfin, ce certificat permet de signer éléctroniquement des documents et des contrats en attribuant à cette signature une valeur  légale.

L’horodatage qualifié pour garantir l’intégrité et la preuve d’antériorité d’un document

Pour un document numérique, l’horodatage qualifié permet d’apposer une date fiable sur un fichier. Il permet également de vérifier l’intégrité de ce fichier. Ainsi toute altération volontaire ou involontaire de ce fichier sera détectée.

Pour un document numérique, l’horodatage qualifié permet d’apposer une date fiable sur un fichier. Il permet également de vérifier l’intégrité de ce fichier. Ainsi toute altération volontaire ou involontaire de ce fichier sera détectée.

Cette notion de date certaine est importante dans le cadre de la signature de contrat, de la réception d’un pli sous forme électronique, de la certification des transactions bancaires ou de l’émission de factures.

Le certificat SSL/TLS normé pour authentifier un site et sécuriser les échanges avec ce site

Ce certificat permet à un site internet de passer de HTTP à HTTPS. Avec cette technologie, l’internaute peut vérifier l’authenticité du site et rendre confidentielles les données échangées avec le site, telles que des mots de passe ou des données bancaires.

En cliquant sur un lien situé dans la barre d’adresse (en général ce lien est un cadenas), l’internaute accède à des informations primordiales comme le nom du propriétaire du site, l’Autorité de Certification et les dates de validité du certificat.

Depuis quelques mois, les grands moteurs de recherche tels que Google privilégient le référencement des sites qui sont en HTTPS garantissant ainsi aux internautes une meilleure protection contre le phishing ou les sites frauduleux. Les trois technologies exposées ci-dessus sont à mettre en œuvre dans une démarche de sécurisation de vos documents et de vos échanges électroniques. Encouragés par les pouvoirs publics, voire rendus obligatoires dans certains cas, ces procédés vont continuer de se développer à grande échelle et ce, notamment grâce à l’émergence de nombreux nouveaux usages.

Une recommandation : faire l’acquisition de cers solutions auprès de Tiers de Confiance agréés au niveau français ou européen.

Pour en savoir plus sur les solutions Certigna, contactez-nous.

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