Contractualisez en ligne
et gagnez du temps

La dématérialisation de contrats optimise vos processus
et vous permet de gagner en performance commerciale.

Pourquoi dématérialiser vos contrats ?

Vous en avez assez de voir vos équipes attendre à côté de l’imprimante ou fouiller les classeurs à la recherche de contrats perdus ?  La dématérialisation vous soulage de toutes les contraintes de gestion liées à l’émission de documents papiers avec à la clé de véritables gains de temps, d’argent et d’efficacité.

La dématérialisation des contrats constitue un enjeu de transformation majeur pour l’entreprise. Les bénéfices concernent l’ensemble des métiers, qu’il s’agisse de fluidifier les opérations d’un service RH, d’améliorer la productivité d’une équipe commerciale ou d’augmenter le niveau de sécurité associé à des contrats sensibles.

La dématérialisation des contrats vous permet de gagner en efficacité sur l’ensemble de ces manipulations. Elle s’inscrit précisément dans la démarche générale de transformation des entreprises qui vise à mettre à profit les outils numériques pour améliorer la performance, fiabiliser les échanges et garantir la traçabilité des informations.

Rendue possible grâce à la signature électronique, la dématérialisation des contrats se traduit par des bénéfices très opérationnels. Vous gagnez du temps sur l’émission, l’envoi, la classification et l’archivage de vos contrats, tout en garantissant la valeur juridique des documents produits par votre organisation. À la clé ? Une réduction significative des budgets de fonctionnement liés à la production de ces contrats. Une étude du cabinet de conseil SealWeb estime par exemple que le coût d’un contrat électronique est inférieur de 50% à celui de son équivalent papier.

  • Tout d’abord, la personne (morale ou physique) de qui émane le contrat doit être clairement identifiée grâce à un procédé garantissant son lien avec le document concerné.
  • Ensuite, l’intégrité du contrat dématérialisé doit être garantie après signature.

Pour valider ces deux prérequis, vous devez recourir aux services d’un Tiers de Confiance qui va à la fois certifier l’identité des parties prenantes au moment de la conclusion du contrat et sceller le contenu du document : c’est le principe de la signature électronique proposée par Certigna. 

Attention : à l’inverse d’un contrat électronique, le scan d’un document signé de façon manuscrite n’a aucune valeur juridique dans la mesure où la numérisation ne garantit ni l’identité des parties, ni l’absence de modifications.

On peut ainsi dématérialiser la plupart des contrats commerciaux, liés à l’achat d’un bien ou d’un service.

De la même façon, la dématérialisation est la solution qui s’impose si par exemple vous vous demandez “comment signer un contrat de travail par mail ?. Les contrats liés à la souscription d’un service (assurance par exemple) se prêtent également bien à la dématérialisation, tout comme les contrats de location liés à un bail immobilier ou à la mise à disposition d’un véhicule. Vous pouvez ainsi envoyer et recevoir ces différents contrats sans dépendre des délais d’expédition et sans que les signataires aient à se déplacer physiquement !

Nos solutions pour dématérialiser vos contrats

Certigna dispose d’une gamme complète de solutions dédiées à la signature électronique de vos contrats. Opérées par un Tiers de Confiance, elles garantissent l’identité des signataires et l’intégrité du document dématérialisé, et offrent une traçabilité complète sur le cycle de vie du document.

Certigna ID RGS** / eIDAS

À partir de96 € HT / an

Idéal pour les entreprises émettant manuellement des contrats en volume limité.

  • Qualifié selon la norme européenne eIDAS et ETSI EN 319 411-2
  • Normes ETSI EN 319 411-2, RGS** qualifié eIDAS
  • Tarifs : à partir de 96€/an (sur une base de 3 ans)
  • Livraison en 5 jours ouvrés
  • Refabrication gratuite
  • Révocation gratuite

Plateforme Certigna SIGN

Prix sur demande

Faites le choix du bon niveau de signature (simple, avancé, avancé reposant sur un certificat qualifié ou qualifié) en fonction du niveau de risque associé

  • Créez des workflows pre-paramétrés d’approbation et de signature
  • Intégré au sein de votre organisation pour faciliter les usages entre les services métiers (juridiques, RH, commerce, DG…)
  • Facilitez l’onboarding de vos signataires grâce à la personnalisation des notifications
  • Déployez la signature auprès de toutes les populations grâce à nos interfaces inclusives (respect de la norme RGAA)
  • Suivez en temps réel l’avancée de vos dossiers de signature et déclenchez les relances adéquates
Contactez-nous

Les avantages de l’offre Certigna

Comment dématérialiser vos contrats : l’exemple de la plateforme Certigna SIGN

Vous l’aurez compris, dématérialiser le processus d’embauche d’un nouveau collaborateur ne se limite pas à lui envoyer un contrat de travail au format PDF ou DOC. Pour que le contrat électronique revête sa pleine valeur juridique, il vous faut passer par un outil de signature dématérialisée capable d’attester à la fois l’identité des signataires et l’intégrité du document.

Voici par exemple comment se déroule le processus de signature au travers de la plateforme Certigna SIGN. Notez que cette plateforme est proposée en marque blanche : elle est opérée et sécurisée par Certigna, mais vous pouvez l’habiller à vos couleurs et l’intégrer de façon transparente à votre parcours client.

Étape 1 : Connectez-vous à la plateforme Certigna SIGN et chargez votre contrat

  • Commencez par vous identifier sur la plateforme Certigna SIGN. Vous arrivez sur votre portail de documents, qui liste les derniers contrats signés en ligne.
  • Sélectionnez l’option “Charger de nouveaux documents”, et sélectionnez le chemin vers le contrat que vous souhaitez faire signer.

Étape 2 : Vérifiez les champs de signature et sélectionnez le mode d’authentification

Une fois le document téléversé, vous accédez à l’interface qui vous permet de vérifier les différents champs de signature intégrés à votre contrat, mais aussi de gérer les autorisations associées au fichier numérique.

  • Sélectionnez ensuite le destinataire du document.
  • Choisissez la méthode d’authentification requise pour la signature de votre contrat : signature manuscrite, validation par code SMS ou identification biométrique.

Vous pouvez choisir plusieurs méthodes de signature et spécifier des mentions légales particulières avant l’envoi.

Étape 3 : Informez le destinataire et soyez alerté

Le destinataire est informé dès que vous validez l’envoi avec un lien l’invitant à se connecter à la plateforme Certigna SIGN pour procéder à la signature électronique du contrat. Il peut afficher le document et le relire à sa guise, avant de déclencher la signature proprement dite, par exemple au moyen d’un code SMS. La plateforme assure automatiquement l’horodatage certifié de la signature. Elle vous alerte dès que le contrat est signé ! 

Un support disponible pour
répondre à toutes vos questions

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