Contractualisez en ligne
et gagnez du temps

La dématérialisation de contrats optimise vos processus
et vous permet de gagner en performance commerciale.

Pourquoi dématérialiser vos contrats ?

Vous en avez assez de voir vos équipes attendre à côté de l’imprimante ou fouiller les classeurs à la recherche de contrats perdus ?  La dématérialisation vous soulage de toutes les contraintes de gestion liées à l’émission de documents papiers avec à la clé de véritables gains de temps, d’argent et d’efficacité.

La dématérialisation des contrats constitue un enjeu de transformation majeur pour l’entreprise. Les bénéfices concernent l’ensemble des métiers, qu’il s’agisse de fluidifier les opérations d’un service RH, d’améliorer la productivité d’une équipe commerciale ou d’augmenter le niveau de sécurité associé à des contrats sensibles.

D’un point de vue juridique, le contrat dématérialisé reste avant tout un contrat, c’est-à-dire un document établi dans le but de formaliser un accord entre plusieurs parties. Sur papier, cette entente se matérialise au travers de la signature des différents contractants. Dans le monde numérique, elle est remplacée par la signature électronique du contrat.

La dématérialisation des contrats vous permet de gagner en efficacité sur l’ensemble de ces manipulations. Elle s’inscrit précisément dans la démarche générale de transformation des entreprises qui vise à mettre à profit les outils numériques pour améliorer la performance, fiabiliser les échanges et garantir la traçabilité des informations.

Rendue possible grâce à la signature électronique, la dématérialisation des contrats se traduit par des bénéfices très opérationnels. Vous gagnez du temps sur l’émission, l’envoi, la classification et l’archivage de vos contrats, tout en garantissant la valeur juridique des documents produits par votre organisation. À la clé ? Une réduction significative des budgets de fonctionnement liés à la production de ces contrats. Une étude du cabinet de conseil SealWeb estime par exemple que le coût d’un contrat électronique est inférieur de 50% à celui de son équivalent papier.

Les avantages de la dématérialisation ne s’arrêtent pas là. Grâce au contrat électronique, vous améliorez la fiabilité de vos dispositifs de contrôle, par exemple au niveau des échéances commerciales. Vous vous donnez les moyens de répondre plus efficacement en cas d’audit ou de vérification de conformité. Dans le même temps, vous fluidifiez les relations avec l’ensemble de vos partenaires et co-contractants. La signature électronique du contrat de travail est également un bon moyen de renvoyer l’image d’une entreprise moderne à vos futurs collaborateurs !

  • Tout d’abord, la personne (morale ou physique) de qui émane le contrat doit être clairement identifiée grâce à un procédé garantissant son lien avec le document concerné.
  • Ensuite, l’intégrité du contrat dématérialisé doit être garantie après signature.

Pour valider ces deux prérequis, vous devez recourir aux services d’un Tiers de Confiance qui va à la fois certifier l’identité des parties prenantes au moment de la conclusion du contrat et sceller le contenu du document : c’est le principe de la signature électronique proposée par Certigna. 

Attention : à l’inverse d’un contrat électronique, le scan d’un document signé de façon manuscrite n’a aucune valeur juridique dans la mesure où la numérisation ne garantit ni l’identité des parties, ni l’absence de modifications.

  • En France, la signature dématérialisée est encadrée par les articles 1366 et suivants du Code Civil.
  • À l’échelle européenne, c’est la directive e-IDAS de 2016 qui harmonise les pratiques de façon à garantir la sécurité et l’interopérabilité des transactions entre les différents pays membres.

On peut ainsi dématérialiser la plupart des contrats commerciaux, liés à l’achat d’un bien ou d’un service.

De la même façon, la dématérialisation est la solution qui s’impose si par exemple vous vous demandez “comment signer un contrat de travail par mail ?. Les contrats liés à la souscription d’un service (assurance par exemple) se prêtent également bien à la dématérialisation, tout comme les contrats de location liés à un bail immobilier ou à la mise à disposition d’un véhicule. Vous pouvez ainsi envoyer et recevoir ces différents contrats sans dépendre des délais d’expédition et sans que les signataires aient à se déplacer physiquement !

Nos solutions pour dématérialiser vos contrats

Certigna dispose d’une gamme complète de solutions dédiées à la signature électronique de vos contrats. Opérées par un Tiers de Confiance, elles garantissent l’identité des signataires et l’intégrité du document dématérialisé, et offrent une traçabilité complète sur le cycle de vie du document.

Certigna ID RGS** / eIDAS

À partir de83 € HT / an

Idéal pour les entreprises émettant manuellement des contrats en volume limité.

  • Qualifié selon la norme européenne eIDAS et ETSI EN 319 411-2
  • Normes ETSI EN 319 411-2, RGS** qualifié eIDAS
  • Tarifs : à partir de 83€/an (sur une base de 3 ans)
  • Livraison sur le lieu de travail ou à domicile en 48H à réception du dossier dématérialisé
  • Refabrication gratuite
  • Révocation gratuite

Plateforme Tessi Sign

Prix sur demande

Signez tous vos échanges dématérialisés par signature “simple” ou “avancée”

  • Portail générique ergonomique en mode WYSIWYS (What You See Is What You Sign) et disponible en marque blanche
  • Des certificats, scellements et horodatages conformes eIDAS et RGS**
  • Solution ergonomique, facile de déploiement et simple d’utilisation
  • Signatures paramétrables​ en mono ou multi-signataires
  • Signature électronique simple (renforcée via email ou OTP SMS) ou avancée avec certificat électronique - service d’horodatage qualifié inclus
  • Solution ouverte et évolutive (API, Hub d’Identité Numérique)​
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Les avantages de l’offre Certigna

Comment dématérialiser vos contrats : l’exemple de la plateforme Tessi Sign

Vous l’aurez compris, dématérialiser le processus d’embauche d’un nouveau collaborateur ne se limite pas à lui envoyer un contrat de travail au format PDF ou DOC. Pour que le contrat électronique revête sa pleine valeur juridique, il vous faut passer par un outil de signature dématérialisée capable d’attester à la fois l’identité des signataires et l’intégrité du document.

Voici par exemple comment se déroule le processus de signature au travers de la plateforme Tessi Sign. Notez que cette plateforme est proposée en marque blanche : elle est opérée et sécurisée par Certigna, mais vous pouvez l’habiller à vos couleurs et l’intégrer de façon transparente à votre parcours client.

Étape 1 : Connectez-vous à la plateforme Tessi Sign et chargez votre contrat

  • Commencez par vous identifier sur la plateforme Tessi Sign. Vous arrivez sur votre portail de documents, qui liste les derniers contrats signés en ligne.
  • Sélectionnez l’option “Charger de nouveaux documents”, et sélectionnez le chemin vers le contrat que vous souhaitez faire signer.

Étape 2 : Vérifiez les champs de signature et sélectionnez le mode d’authentification

Une fois le document téléversé, vous accédez à l’interface qui vous permet de vérifier les différents champs de signature intégrés à votre contrat, mais aussi de gérer les autorisations associées au fichier numérique.

  • Sélectionnez ensuite le destinataire du document.
  • Choisissez la méthode d’authentification requise pour la signature de votre contrat : signature manuscrite, validation par code SMS ou identification biométrique.

Vous pouvez choisir plusieurs méthodes de signature et spécifier des mentions légales particulières avant l’envoi.

Étape 3 : Informez le destinataire et soyez alerté

Le destinataire est informé dès que vous validez l’envoi avec un lien l’invitant à se connecter à la plateforme Tessi Sign pour procéder à la signature électronique du contrat. Il peut afficher le document et le relire à sa guise, avant de déclencher la signature proprement dite, par exemple au moyen d’un code SMS. La plateforme assure automatiquement l’horodatage certifié de la signature. Elle vous alerte dès que le contrat est signé ! 

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