Garantissez l'intégrité de vos documents numériques

La signature électronique de documents numériques vous permet de garantir l'intégrité de vos fichiers numériques et d'en certifier leur provenance.

Pourquoi et comment signer
électroniquement vos documents ?

Dématérialiser ces processus devient un véritable enjeu de compétitivité. La signature électronique de documents vous permet de transposer dans le monde numérique l’ensemble de ces processus. À la clé :

  • des temps de traitement raccourcis,
  • une productivité améliorée
  • une fiabilité accrue.

Le principe ? Plutôt que de parapher de façon manuscrite vos pièces administratives, vous signez électroniquement depuis votre ordinateur. Coller le scan de votre signature au bas d’un PDF ne suffit pas et n’est aucunement conforme : pour que votre signature électronique soit probante, il faut qu’un Tiers de confiance certifie préalablement votre identité. 

C’est le rôle d’une Autorité qualifiée comme Certigna : après vérification, elle vous délivre un certificat électronique grâce auquel vous pouvez ensuite générer à la demande une signature électronique conforme aux exigences des administrations françaises et européennes.  Chacun de vos documents signés électroniquement dispose ainsi d’une valeur juridique équivalente à celle d’un imprimé papier signé à la main.

Vous pouvez ainsi insérer une signature électronique sur un document texte, un tableau Excel ou une photo numérique. Le format le plus courant reste toutefois le PDF, qui présente l’intérêt d’être interopérable avec la plupart des équipements informatiques du marché. Vous avez intérêt à effectuer une signature électronique à partir du moment où le document concerné engage votre responsabilité, soit en tant que personne physique, soit en tant qu’entreprise. Elle concerne aussi bien vos forces de vente (émission de devis, signature électronique de contrat, réponse à un appel d’offres dématérialisé, accord de non-divulgation) que vos fonctions support (création des fiches de paie, gestion des contrats immobiliers, achats de matériel, etc.). Vous pouvez par exemple proposer à un nouveau collaborateur de signer son contrat en ligne !

La dématérialisation des processus administratifs engagée à l’échelle européenne encourage d’ailleurs l’adoption de la signature électronique : elle est par exemple devenue obligatoire pour répondre à certains marchés publics.

Depuis 2016, elle est encadrée au niveau européen par le règlement eIDAS (electronic IDentification, Authentification and trust Services). Il établit les obligations juridiques qui garantissent à la signature de document électronique son caractère irréfutable.

La valeur de la signature électronique repose sur deux fondamentaux :

  • l’identification du signataire
  • l’intégrité du document.

Pour que ces deux éléments soient formellement garantis, la loi exige le recours à un prestataire de services de confiance qualifié, dont les solutions ont été auditées pour vérifier qu’elles respectent bien les normes et la législation en vigueur. Pour apposer votre signature sur un document numérique, vous avez donc besoin d’un certificat électronique délivré par une Autorité de confiance telle que Certigna. 

Nos solutions pour signer électroniquement vos documents

Certigna met à votre disposition des solutions de signature électronique qui s’adaptent à la fois au volume de vos flux de documents et au niveau d’exigences requis pour vos procédures dématérialisées.

La gamme Certigna ID comprend notamment des certificats RGS* et RGS** / eIDAS, correspondant aux deux niveaux de sécurité principaux définis par le Référentiel Général de Sécurité de l’administration française.

Vous pouvez également choisir un mode de signature qui correspond à vos besoins : certificat client pour un utilisateur attitré, certificat serveur pour des procédures gérées directement au niveau de votre système d’information, ou plateforme de signature électronique accessible en mode Saas pour la définition de vos propres workflows.

Comment signer électroniquement un document PDF ?

Vous vous demandez comment signer un document PDF électroniquement ?

Voici par exemple comment se déroule la signature d’un document à l’aide du certificat Certigna ID RGS*. Le seul prérequis consiste à disposer d’un logiciel d’édition de documents compatible avec la signature électronique, à l’image d’Adobe Acrobat Reader.

Étape 1 : Commandez votre certificat sur le site de Certigna.

Vous êtes invité à téléverser vos justificatifs sur votre espace client. Après validation et téléchargement, installez en quelques clics votre certificat sur votre ordinateur (Windows ou OS X). Vous êtes désormais en mesure de signer électroniquement vos documents en votre nom propre.

Étape 2 : Signez votre document numérique sur Adobe Acrobat avec votre certificat Certigna.

Pour ce faire, ouvrez dans Adobe Acrobat Reader le document sur lequel vous souhaitez apposer votre signature.

  • Cliquez sur le menu Outils, puis sur le bouton « Certificats », reconnaissable à son logo en forme de plume. Dans la barre qui s’ouvre,
  • choisissez l’option « Signer numériquement ». Le logiciel vous affiche alors la liste des certificats installés sur votre ordinateur. Sélectionnez simplement votre certificat et procédez à la signature.
  • Si nécessaire, utilisez le tampon temporel pour horodater votre document au moment de la signature. Ce cachet spécifique inscrit avec exactitude la date et l’heure à laquelle vous signez le document, ce qui en renforce la valeur juridique et fait office de preuve si jamais vous deviez justifier du respect d’un délai légal.
  • Une fois la signature effectuée, enregistrez une copie de votre document. Choisissez un nom de fichier spécifique, de façon à conserver à la fois la version signée et le document d’origine. Vous pouvez désormais envoyer votre document signé à son destinataire !

A l’ouverture de votre fichier, votre destinataire est informé par un bandeau d’alerte qu’il s’apprête à consulter un document signé de façon électronique. Il peut alors afficher d’un simple clic l’ensemble des informations attestant de la légitimité de votre document. Ce panneau lui précise notamment la nature et l’origine du certificat utilisé pour la signature électronique.

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