Signez vos devis en ligne

La signature de devis en ligne vous permet de gagner du temps,
de sécuriser vos transactions et d'améliorer votre taux de conversion !

Pourquoi et comment dématérialiser vos devis ?

Vous devez commencer par éditer le document, puis l’imprimer, l’affranchir et l’expédier, voire l’apporter en main propre, avant d’attendre que votre client le signe et vous le retourne. Et si l’on vous disait qu’il est possible d’accélérer significativement ce processus pour gagner à la fois en fluidité et en efficacité ? C’est l’enjeu de la signature de devis en ligne, qui permet de valider de façon parfaitement valable sur le plan juridique l’accord entre les deux parties concernées.

Le principe ? Lorsque vous envoyez un devis, votre client doit en principe l’imprimer et le signer avant de vous le retourner par courrier. Par facilité, il se contente parfois de vous adresser un scan du devis signé par courrier électronique, en oubliant que ce document scanné n’a aucune réelle valeur légale.

La signature de devis en ligne offre une alternative totalement dématérialisée et parfaitement fiable d’un point de vue juridique. Elle permet à votre client d’exprimer le fameux « bon pour accord » du devis sans quitter son ordinateur. Dès qu’il a donné son consentement, vous recevez une version numérique du devis enrichie de sa signature sécurisée. L’intégrité du document et la validité légale de la signature sont garantis : vous pouvez sans délai archiver le devis et passer à la réalisation de la commande !

En optant pour la signature de devis en ligne, vous vous affranchissez de toutes les contraintes liées à l’impression, à l’expédition ou au stockage des documents papier puisque l’ensemble du cycle de vie de vos documents commerciaux se déroule désormais de façon numérique. Les bénéfices sont réels aussi bien pour votre entreprise que pour vos clients.

Gagnez du temps. Inutile d’attendre la relève du courrier ou l’arrivée d’un nouveau toner pour l’imprimante : vos devis sont signés en quelques minutes par l’ensemble des parties concernées, directement depuis leur poste de travail, même si vos clients sont situés à l’autre bout du monde ! Vos équipes sont libérées d’une partie des formalités liées à la gestion de devis imprimés ou manuscrits. Elles peuvent ainsi se concentrer sur la prospection commerciale ou tout autre tâche à plus forte valeur ajoutée.

Réduisez vos coûts. La signature de devis en ligne vous évite d’avoir à gérer l’envoi, la réception et le stockage de devis au format papier. Vous économisez ainsi tous les frais, directs ou indirects, liés à l’impression ou à l’archivage des documents. Au passage, vous réduisez également l’empreinte écologique de votre force commerciale, ce qui ne gâche rien.

Sécurisez vos devis. La signature électronique confère à vos devis une véritable valeur juridique, équivalente à celle d’une signature manuscrite traditionnelle. Elle garantit l’intégrité du document, et l’horodatage permet de dater à la seconde près la date exacte à laquelle le devis a été validé. Vos devis dématérialisés sont par ailleurs plus faciles à classer et archiver : vous profitez donc d’une traçabilité améliorée.

Augmentez vos ventes. En offrant un parcours entièrement dématérialisé à vos clients, vous gommez la plupart des difficultés qui pourraient ralentir ou porter préjudice à la conclusion de la transaction. De cette façon, vous améliorez votre taux de conversion, ce qui se traduit par une augmentation des ventes.

Les articles 1366 et 1367 disposent en effet que la signature électronique est recevable comme une preuve littérale « au même titre que l’écrit sur support papier ». Vos devis électroniques sont donc parfaitement recevables et opposables en cas de litige.

D’un point de vue légal, créer une signature numérique suppose toutefois que deux conditions soient remplies. D’abord, il faut que l’identité du signataire puisse être dûment identifiée. Ensuite, il faut que la signature numérique soit établie dans des conditions qui en garantissent l’intégrité. Pour y parvenir, il faut que votre document soit enregistré et certifié au moment de la signature, ce qui implique le recours aux services d’un prestataire de services de confiance numérique agréé par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (Anssi) tel que Certigna.

En matière de signature de devis en ligne, la loi française transpose le règlement européen eIDAS, qui crée un socle commun pour les échanges électroniques à l’échelle du marché intérieur. Vous pouvez donc faire signer électroniquement vos devis auprès de vos clients dans toute l’Union Européenne : leur valeur probatoire est garantie.

Notre solution pour signer vos devis en ligne

En tant que spécialiste de la confiance numérique, Certigna développe une offre de signature électronique adaptée à vos besoins : la plateforme en ligne baptisée Tessi Sign.

 

Accessible en mode Saas, elle vous permet de proposer à vos clients un parcours de signature de devis en ligne personnalisée à vos couleurs. A la fois simple à mettre en œuvre et facile à utiliser, elle réalise l’identification de vos clients soit par courrier électronique, soit par SMS OTP (One Time Password) pour offrir une authentification forte en deux étapes.

 

Cette solution est conforme aux directives du règlement européen eIDAS. Elle répond à l’ensemble des standards en vigueur en matière de signature électronique. Certigna certifie la conformité et la valeur probante de vos devis signés en ligne.

Plateforme Tessi Sign

Prix sur demande

Signez tous vos échanges dématérialisés par signature “simple” ou “avancée”

  • Portail générique ergonomique en mode WYSIWYS (What You See Is What You Sign) et disponible en marque blanche
  • Des certificats, scellements et horodatages conformes eIDAS et RGS**
  • Solution ergonomique, facile de déploiement et simple d’utilisation
  • Signatures paramétrables​ en mono ou multi-signataires
  • Signature électronique simple (renforcée via email ou OTP SMS) ou avancée avec certificat électronique - service d’horodatage qualifié inclus
  • Solution ouverte et évolutive (API, Hub d’Identité Numérique)​
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Les avantages de l’offre Certigna

Comment signer un devis en ligne ?

Avec Tessi Sign, vos clients accèdent à un processus de signature en ligne rapide et intuitif en deux temps.

  • La première étape consiste à s’enrôler sur la plateforme, c’est-à-dire fournir les pièces nécessaires à l’identification du signataire.
  • Une fois enregistré, votre client est notifié dès que vous lui envoyez un nouveau devis. Il n’a plus qu’à le signer de façon électronique !

Étape 1 : Connectez-vous à la plateforme Tessi Sign et chargez votre devis

De votre côté, voici comment lancer une signature de devis en ligne.

  • Commencez par vous connecter à la plateforme Tessi Sign via vos accès sécurisés. Une fois connecté, vous arrivez sur votre espace de travail qui référence les devis déjà traités par la plateforme.
  • Sélectionnez le devis que vous souhaitez faire signer, ou faites simplement glisser le fichier vers l’interface Tessi Sign.

Étape 2 : Vérifiez les champs de signature et sélectionnez le mode d’authentification

La plateforme vous propose ensuite de modifier les différents paramètres de la signature de devis en ligne. Vous pouvez par exemple spécifier une référence de commande ou un numéro client qui servira à améliorer la traçabilité du devis une fois signé.

L’étape suivante concerne la signature électronique proprement dite. Après avoir vérifié le bon affichage de votre devis, sélectionnez le destinataire ainsi que le type de signature désiré. Demandez par exemple à ce que la signature soit validée par l’intermédiaire d’un mot de passe temporaire envoyé par SMS au destinataire.

Votre devis est désormais prêt à être envoyé pour signature !

Étape 3 : Informez le destinataire et soyez alerté

Votre client reçoit un message l’invitant à se connecter à la plateforme Tessi Sign pour procéder à la signature en ligne du devis. Le champ de signature est matérialisé sur l’interface qui affiche le document. Votre client lance la demande de signature. Son mot de passe unique de validation lui est envoyé par SMS, il entre le code de confirmation… et le tour est joué ! La plateforme assure automatiquement l’horodatage certifié de la signature et vous informe de la disponibilité du devis validé.

Après connexion sur votre espace, vous pouvez télécharger votre devis signé mais aussi vérifier les données associées à la signature électronique.

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