Optez pour la signature électronique d'appels d'offres

La signature électronique d'appels d'offres Certigna vous permet de soumettre en toute simplicité
vos réponses aux marchés publics avec une solution conforme aux exigences légales.

Pourquoi et comment signer électroniquement
un appel d’offres ?

Dans ce contexte, il est de plus en plus souvent demandé aux entreprises souhaitant participer à un marché public d’obtenir une signature électronique qui atteste de l’identité du signataire et garantit leur lien avec les documents contractuels soumis dans leur dossier de réponse. L’acheteur précise dans le règlement de sa consultation le détail des pièces sur lesquelles elle doit être apposée.

La signature électronique d’appel d’offres représente l’équivalent numérique de la signature manuscrite apposée au bas d’un document papier. 

Attention : le scan d’une signature manuscrite n’est pas considéré comme valable sur le plan juridique. Cette signature électronique doit impérativement être générée par un certificat spécifique, fourni par une Autorité de Certification agréée comme Certigna. Il appartient donc au représentant légal de l’entreprise ou à toute personne habilitée par le biais d’une délégation de pouvoirs d’obtenir un certificat électronique qualifié afin de procéder à la signature électronique d’appel d’offres.

Les pièces justificatives et documents qui constituent votre dossier sont transmis par voie électronique, sans qu’il soit nécessaire de les imprimer et les envoyer par courrier ou par coursier. Les échanges entre votre entreprise et l’acheteur qui passe le marché public sont donc accélérés. Vous disposez également d’un délai supplémentaire pour préparer votre réponse puisque vous vous affranchissez des délais nécessaires à la transmission physique. Vous économisez enfin tous les frais liés à la reproduction et à l’acheminement de votre dossier de réponse. La signature électronique d’appel d’offres réduit dans le même temps les risques de perte du dossier ou d’erreur de destinataire.

Corollaire indispensable de la dématérialisation, la signature électronique pour les marchés publics vous apporte donc :

  • Une baisse des coûts de réponse,
  • Une productivité accrue,
  • Une meilleure réactivité face aux délais de transmission,
  • Une réduction des risques d’erreur d’acheminement ou d’oubli de documents.

Le code des marchés publics impose depuis le 1er octobre 2018 que tous les échanges liés à la passation d’un appel d’offres soient dématérialisés dès lors que le montant de la commande dépasse 25 000 euros HT. Ce seuil a été relevé à 40 000 euros HT au 1er janvier 2020. Pour tous les contrats qui dépassent ce montant, l’acheteur doit impérativement mettre à disposition sa consultation sous forme électronique et accepter de recevoir des candidatures dématérialisées. La notification des décisions se fait également par voie numérique. L’acheteur décrit dans son règlement de consultation s’il exige ou non la signature électronique au moment du dépôt de votre dossier de réponse.

La signature est en revanche imposée pour l’offre finale, c’est-à-dire que le document qui constitue le contrat définitif entre l’acheteur public et l’entreprise sélectionnée. Quand le marché public est dématérialisé, la signature électronique de la réponse de l’appel d’offres est donc obligatoire.

Comme son équivalent manuscrit, la signature électronique d’appel d’offres identifie son auteur et formalise le lien avec le document qu’elle accompagne. Elle doit être réalisée dans des conditions qui permettent à l’acheteur (ou à l’administration à laquelle il est rattaché) de vérifier sa validité. C’est la raison pour laquelle la signature électronique doit être réalisée à partir d’un certificat qualifié, délivré par un prestataire de confiance dont les solutions répondent aux exigences du règlement européen eIDAS n° 910/2014.

Notre solution pour signer électroniquement des appels d’offres

Le certificat de signature Certigna ID RGS**/eIDAS est votre pièce d’identité numérique professionnelle. Délivré sur support physique, après vérifications, à une personne physique autorisée à représenter votre entreprise, il vous permet de signer vos réponses aux appels d’offres en parfaite conformité avec le cadre réglementaire.

Certigna ID RGS** / eIDAS

À partir de83 € HT / an

Pièce d’identité numérique professionnelle conforme au règlement eIDAS et au référentiel RGS

  • Qualifié selon la norme européenne eIDAS et ETSI EN 319 411-2
  • Norme RGS** qualifié eIDAS
  • Tarifs : à partir de 83€/an (sur une base de 3 ans)
  • Livraison sur le lieu de travail ou à domicile en 48H à réception du dossier dématérialisé
  • Révocation gratuite
  • Compatible système Windows, Mac et Linux

Comment signer électroniquement
un appel d’offres ?

Le processus exact de réponse à un appel d’offres dépend de la solution mise en place par l’acheteur. L’avis de marché public référence systématiquement l’adresse du site Internet sur lequel vous devrez transmettre votre dossier de consultation. En attendant, vous avez tout intérêt à anticiper l’acquisition de votre certificat d’appel d’offres. En effet l’acquisition de votre certificat nécessite la transmission de justificatifs et un rendez-vous en face à face physique ce qui empêche toute délivrance en temps réel. 

Pour commander votre certificat Certigna ID RGS**/eIDAS : 

  • Commencez par compléter le formulaire de souscription en ligne.
  • Envoyez ensuite à Certigna l’ensemble des justificatifs demandés (pièce d’identité, extrait Kbis, etc.).
  • Choisissez ensuite l’option qui vous convient le mieux pour réaliser l’authentification en face à face, indispensable pour finaliser la création de votre certificat électronique de marché public. Cette étape peut se faire à votre domicile ou sur votre lieu de travail, par l’intermédiaire d’un opérateur d’Autorité d’Enregistrement Déléguée (AED).

Dès votre dossier validé, vous recevez votre certificat, stocké sur un support physique sous forme de clé USB contenant une carte à puce qualifiée. Suivez ensuite la procédure jointe pour installer et configurer votre certificat sur votre ordinateur. Vous serez notamment invité à définir un code PIN personnel qui vous sera demandé à chaque fois que vous aurez à signer un appel d’offre.

Il vous suffit ensuite de :

  • vous connecter sur la plateforme de réponse à l’appel d’offre,
  • rentrez votre identifiant,
  • sélectionnez le marché public auquel vous souhaitez participer et téléversez vos documents sur la plateforme. Si l’acheteur exige la signature électronique de la réponse à l’appel d’offre, une page intermédiaire vous invite à remplir cette obligation.
  • Saisissez le code PIN associé à votre certificat pour déclencher la signature électronique RGS / eIDAS. La plateforme vous confirme immédiatement la génération de votre signature électronique.
  • Pour finir, validez simplement l’envoi de votre dossier, qui sera soumis sans délai au responsable de l’appel d’offre !

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