Dématérialisez vos
bulletins de paie

Le bulletin de paie numérique accélère et fiabilise la production
des bulletins de salaire de votre entreprise.

Pourquoi et comment dématérialiser
vos bulletins de salaire ?

Historiquement, il était remis sous forme d’une fiche de paie éditée sur papier, mais le bulletin de paie numérique s’impose désormais comme une évidence pour la plupart des entreprises qui souhaitent alléger ou fluidifier leurs processus RH.

Depuis 2017, le code du Travail autorise l’employeur à procéder à la dématérialisation des bulletins de paie sans autorisation préalable. Pour pouvoir éditer une fiche de paie dématérialisée à vos salariés, il vous faut simplement les informer un mois avant la mise en place du bulletin de paie numérique, et leur laisser la possibilité de s’opposer à cette décision.

Vous devez par ailleurs garantir l’intégrité, la disponibilité, la confidentialité et l’accessibilité des bulletins de paie dématérialisés. La législation sur les fiches de paie vous impose par exemple de signer numériquement chaque document afin qu’il offre bien la même valeur qu’un bulletin papier dûment tamponné par vos services.

Du côté de l’entreprise

Le bulletin de paie numérique signe bien sûr la fin des impressions à répétition, mais pas uniquement ! L’envoi
du bulletin de salaire par mail vous exonère par exemple de toutes les ressources mises en œuvre dans l’expédition ou l’affranchissement des fiches de paie. Il vous offre également la possibilité d’archiver vos documents RH
de façon numérique et de vous conformer aux obligations légales de conservation sans empiler les cartons remplis de photocopies. La signature numérique assure quant à elle le caractère infalsifiable du document.
La dématérialisation vous permet donc de fiabiliser l’ensemble de votre processus de paie tout en réduisant son empreinte écologique avec de réelles économies
à la clé.

Pour le salarié

Vos collaborateurs profitent de leur côté d’un bulletin de paie numérique accessible instantanément, même quand ils ne sont pas à leur domicile. En quelques clics et de façon totalement sécurisée, ils peuvent depuis leur coffre-fort numérique afficher et télécharger le bulletin de paie électronique de leur choix. La dématérialisation leur facilite donc les intéractions avec l’ensemble des interlocuteurs susceptibles de réclamer la présentation d’un bulletin de paie, qu’il s’agisse de l’administration publique ou de la constitution d’un dossier immobilier !

Pour mettre en place le bulletin de paie électronique, vous devez en premier lieu garantir l’intégrité du document grâce à un processus de signature électronique. Il permet de certifier que le document a bien été émis par l’employeur et que son contenu n’a subi aucune altération.

Vous devez ensuite vous assurer de la disponibilité des fiches de paie dématérialisées, c’est-à-dire mettre en œuvre les outils et ressources nécessaires pour que le salarié ait bien la capacité de récupérer ses documents à tout moment, même après son départ de l’entreprise. La loi exige que l’entreprise garantisse cette disponibilité via un archivage probant soit pendant une durée de cinquante ans, soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.

Elle impose également l’accessibilité. Vos salariés doivent ainsi pouvoir consulter leur fiche de paie sur Internet dans un format courant de type PDF, sans manipulation complexe. L’entreprise est enfin tenue de garantir la confidentialité des fiches de paie électroniques émises en direction de ses salariés, une obligation logique dans la mesure où ces documents contiennent des informations personnelles qui entrent dans le champ de textes tels que le RGPD (Règlement général sur la protection des données).

Si la loi sur les fiches de paie vous autorise désormais à mettre en place une édition dématérialisée sans obtenir le consentement préalable de vos salariés, vous devez tout de même les informer de votre démarche un mois avant la mise en œuvre. Vous devez par ailleurs leur laisser la possibilité de s’y opposer.

Nos solutions pour dématérialiser vos bulletins de paie

Vous souhaitez dématérialiser vos fiches de paie ? En tant qu’Autorité de Certification, Certigna vous fournit les solutions indispensables pour sceller vos documents et garantir à la fois leur intégrité et leur authenticité.

Notre gamme s’adapte à vos besoins, quelle que soit la taille de votre organisation. Elle comprend un certificat conçu pour la signature à la carte, le certificat cachet signature RGS*, idéal pour les startups et les PME aux équipes réduites. Notre gamme intègre également un service de signature par API permettant d’automatiser les traitements en volume à destination des plus grandes entreprises.

Certigna Cachet Signature RGS*

À partir de267 € HT/an

Vous êtes une startup ou une PME avec des besoins ponctuels de signature électronique

  • Signature à valeur légale
  • Respect du standard ETSI EN 319 411-1
  • Conforme à la norme RGS*
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Les avantages de l’offre Certigna

Comment dématérialiser vos bulletins de paie ?

Vous gérez une petite PME ou une startup aux équipes réduites et souhaitez mettre en place un projet d’édition de bulletin de paie numérique ?

Le Cachet Signature de Certigna vous permet de justifier l’identité de votre organisation en tant que personne morale (entreprise, association, collectivité, etc.). Il garantit l’authenticité et la provenance de vos documents dématérialisés et leur confère dans le même temps une véritable valeur sur le plan juridique.

En tant que Tiers de Confiance agréé et membre de la Fédération des Tiers de Confiance du Numérique (FNTC), Certigna vous délivre des certificats conformes aux exigences du Référentiel Général de Sécurité (RGS).

Etape 1 : Installez le certificat Certigna sur votre ordinateur.

Pour sceller vos bulletins de paie numériques, vous devez dans un premier temps installer le certificat sur votre ordinateur à partir du compte client Certigna sur lequel vous avez enregistré les pièces nécessaires à l’authentification de l’identité numérique de votre organisation.

La solution s’intègre ensuite directement dans les logiciels d’édition de la suite Adobe. Au sein d’Acrobat Reader, elle apparaît sous la forme d’une option Certificats, accessible depuis le menu Outils.

Étape 2 : Signez votre bulletin de paie numérique sur Adobe Acrobat avec votre certificat Certigna.

Ouvrez dans Adobe Acrobat Reader le bulletin de paie numérique sur lequel vous souhaitez apposer le sceau numérique de votre organisation.

  • Cliquez sur le menu « Outils », puis sur le bouton « Certificats » reconnaissable à son logo en forme de plume.
  • Choisissez l’option « Signer numériquement ». Le logiciel vous affiche alors la liste des certificats installés sur votre ordinateur. Sélectionnez le certificat numérique de votre organisation et procédez à la signature.
  • Si nécessaire, utilisez le tampon temporel pour horodater votre document au moment de la signature. Ce cachet spécifique inscrit avec exactitude la date et l’heure à laquelle vous signez le document, ce qui en renforce la valeur juridique de votre bulletin de paie dématérialisé.
  • Une fois la signature effectuée, enregistrez une copie de votre bulletin de paie. Choisissez un nom de fichier spécifique, de façon à conserver à la fois la version signée et le document d’origine. Vous pouvez désormais envoyer le bulletin de paie signé à son destinataire !

Étape 3 : Côté salarié

À l’ouverture, un bandeau informe votre salarié qu’il s’apprête à consulter un document signé électroniquement. Il peut d’un simple clic afficher le « panneau signatures » et consulter le cachet signature RGS* de votre entreprise attestant de la légitimité de son bulletin de paie numérique.

Pour des traitements en volume, Certigna met à votre disposition une interface de programmation (API) dédiée à l’intégration du processus de signature électronique au sein de votre solution dédiée à la gestion électronique des documents.

Un support disponible pour
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