Étiquette : horodatage

Une recherche d’antériorité devenue incertaine 

Le tout digital fragilise la valeur probante d’un document numérique 

Toutes les entreprises et administrations ont transformé leur processus métiers au travers d’une digitalisation de leurs activités. La généralisation des échanges numériques a transformé leur gestion documentaire avec un double enjeu :  

• Gagner en productivité (réduire le papier), 

• Conserver les pièces avec une valeur probante. 

Le numérique est devenu une source de croissance, d’économie et d’industrialisation des process internes. Contrats, factures, attestations circulent presque exclusivement sous forme dématérialisée.  

Cependant, il existe une dérive. Créer, modifier ou dupliquer un fichier est devenu commun. Un document papier peut être numérisé à plusieurs reprises et réinjecté dans un processus métier sans garantir son antériorité réelle. Tout comme il est aisé de générer de faux documents (fiches de paie, attestations…). Ces pratiques frauduleuses affaiblissent la valeur probante d’un document numérique dès lors qu’aucun mécanisme de sécurisation n’est mis en place. Établir une preuve d’antériorité fiable devient complexe, surtout en cas de litiges.  

Des solutions technologiques, comme l’horodatage qualifié, se démocratisent pour renforcer la confiance dans les échanges numériques. Il permet de démontrer qu’un document est bien d’origine, qu’il n’a pas été modifié et qu’il existe à une date donnée. 

La fraude documentaire facilitée par l’IA 

L’usage massif des outils d’intelligence artificielle en entreprise et par les particuliers accentue ce phénomène. Générer un document crédible, imiter un style rédactionnel ou produire de faux justificatifs est désormais accessible à tous. La fraude ne concerne plus seulement les factures ou attestations. On voit apparaître des œuvres et artistes 100 % générés par l’IA. Sans oublier les fausses idées et autres deepfake, rendant difficile la vérification des propriétaires des documents et informations. Dans ce contexte, la recherche d’antériorité repose sur des éléments de moins en moins vérifiables : sources, intégrité des données, date de création… Les entreprises et administrations doivent dorénavant s’équiper de solutions technologiques capables de garantir la véracité du document, à commencer par son antériorité.  

Prouver l’antériorité d’un document numérique grâce à l’horodatage qualifié 

Horodatage qualifié : en quoi ça consiste ? 

L’horodatage qualifié consiste à apposer un sceau électronique sur un document numérique. Il permet d’attester de manière certaine la date et l’heure exactes auxquelles il a été émis, signé ou déposé. Ce sceau repose sur la génération d’une empreinte cryptographique unique du document. Contrairement à une simple date renseignée par le système d’exploitation d’un ordinateur, l’horodatage qualifié s’appuie sur des standards de sécurité reconnus aux niveaux français et européen. Délivré par un tiers de confiance, l’horodatage qualifié permet de sceller le document. 

Il joue ainsi le même rôle que le cachet de la Poste pour un courrier papier. Indispensable pour prouver le respect des délais légaux, il apporte une preuve d’antériorité juridiquement opposable, sans exposer le contenu du document. 

En résumé, l’horodatage qualifié permet de :  

• certifier la date et l’heure à laquelle le document a été généré, 

• garantir la conformité d’un document officiel (attestation d’assurance, facture…), 

• attester d’une transaction et du déclenchement d’un délai, 

• tracer un document numérique, 

• prouver l’antériorité. 

L’horodatage qualifié a-t-il une valeur probante ? 

Le service d’horodatage qualifié est émis par une autorité de certification, reconnue à l’échelle française et européenne. Les jetons d’horodatage délivrés respectent les standards de la norme ETSI EN 319 421 et au Règlement général de sécurité (RGS).  De ce fait, l’horodatage qualifié apporte une présomption de fiabilité et constitue une preuve robuste pour démontrer l’antériorité d’un document en cas de litige ou de contrôle. 

Comment l’horodatage qualifié prouve l’antériorité d’un document numérique ? 

Le principe de départ est d’apposer l’horodatage dès la création, le dépôt ou l’envoi du document. Pour ce faire, deux modes de fonctionnement sont possibles.  

Le premier consiste à transmettre à l‘autorité d’horodatage uniquement l’empreinte numérique du fichier appelé hash. Le hash est une représentation condensée d’un contenu, généré à chaque modification du fichier. L’horodatage qualifié du hash permet de garantir la date et l’heure exacte à laquelle un document a été produit, envoyé ou déposé, et ce, sans jamais disposer du document en question. 

Le second permet d’envoyer directement le fichier PDF au tiers de confiance. Ce scellement rend toute modification ultérieure détectable, ce qui en fait un prérequis pour des documents sensibles comme les bulletins de paie numériques. Le jeton d’horodatage garantit également l’intégrité du fichier. Différentes informations y sont incluses comme l’autorité de certification qui l’a généré, la valeur du hash… Toutes ces informations sont indispensables pour valider la valeur probante d’un document. 

Dans les deux cas, il suffit de vérifier le sceau d’horodatage pour démontrer que le document existait à une date donnée, qu’il n’a pas été altéré et d’en garantir une preuve d’antériorité. 

Dans quel cas d’usage l’horodatage qualifié prouve l’antériorité ? 

Horodater un document est pertinent pour prouver l’antériorité d’un document dans de nombreux cas d’usage.  

• L’émission d’une facture 

A l’heure où toutes les entreprises et administrations s’engagent dans la digitalisation des factures. L’horodatage qualifié va intervenir dans deux étapes. D’abord lors de l’émission d’une facture, il certifie la date exacte à laquelle elle a été générée. Puis à chaque étape de son traitement afin de garantir les délais. 

• Le dépôt d’une déclaration fiscale ou d’un appel d’offre 

L’horodatage qualifié est également pertinent dans le cadre d’une déclaration fiscale ou du dépôt d’une réponse à un appel d’offre public. Là où le respect des délais légaux est essentiel. L’horodatage qualifié fait foi comme un cachet postal numérique. Il garantit avec certitude la date à laquelle le dépôt, la déclaration et l’envoi a été effectué.  

• La vérification de documents 

Il est devenu très facile de produire de vrais faux documents officiels : attestation d’assurance, carte nationale d’identité, fiche de paie… De nombreux secteurs, le préjudice lié à la fraude documentaire peut atteindre des sommes importantes, pouvant mettre en péril l’activité. L’enjeu de contrôler la véracité d’un document n’a jamais été aussi indispensable. L’horodatage qualifié peut alors avoir 2 avantages pour :  

• des acteurs qui génèrent des documents officiels, apposer un horodatage qualifié permet de garantir l’intégrité d’un document et de limiter la fraude, 
• des entreprises ou administrations dont des process impliquent la vérification de documents, l’usage de l’horodatage qualifié leur permet de vérifier l’exactitude du document et son antériorité. 

C’est pourquoi, l’usage de l’horodatage qualifié s’applique à tout document sensible, confidentiel ou jugé à risque : bulletin de salaire, attestation fiscale, relevé de compte… 

• Le domaine artistique et le dépôt de marque 

Pour prouver l’antériorité dans texte, d’une musique ou de toute œuvre, les plateformes de protection intellectuelle (INPI, SACEM…) ont dû s’appuyer sur des solutions d’horodatage qualifié. Quel que soit le niveau de maturité de l’œuvre protégée, il permet d’apporter une preuve opposable de cette création à une date donnée et ainsi d’assurer l’antériorité.  

Prouver l’antériorité grâce à l’horodatage qualifié de Certigna 

Certigna est une autorité de certification et un prestataire de service d’horodatage, reconnu comme acteur de confiance au niveau français et européen. Ainsi, Certigna délivre à la fois des certificats pour son service d’horodatage et des jetons d’horodatage. Au travers de son infrastructure redondée et de l’utilisation de plusieurs unités d’horodatage et de sources de temps, nous garantissons une haute disponibilité de service. 

Enfin, notre offre d’horodatage qualifié s’adapte aux besoins et usages selon la taille des organisations : achat de packs de jetons ou souscription à un abonnement annuel illimité. 

Expert en confiance numérique, Certigna est un prestataire de service qualifié par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI). À ce titre, nos solutions d’horodatage qualifié respectent les exigences eIDAS, impliquant un management rigoureux de la sécurité de nos services.

Horodatage : quelle définition ?

L’horodatage est une forme de signature électronique qui permet de dater de façon certaine un document numérique avec valeur légale. Cette solution présente par ailleurs de nombreux avantages pour votre organisation dans sa démarche de dématérialisation de documents.

L’horodatage qualifié 

Horodater un document consiste à lui apposer un sceau électronique attestant la date et l’heure exacte, à la seconde près, à laquelle il a été émis ou signé. Tout comme le cachet de la Poste faisant foi dans le cas d’un courrier papier, l’horodatage est une preuve certaine et irréfutable du moment donné d’un échange électronique, d’une transaction, ou de la signature d’un contrat. Néanmoins, cette valeur juridique, reconnue auprès des tribunaux français et européens, est uniquement dévolue par le biais d’un horodatage qualifié.

Ce dispositif est délivré par un tiers de confiance qui a été qualifié par l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information). Il s’agit d’une solution d’horodatage intégrant un filigrane d’horodatage, visible dans le volet signature d’un fichier PDF par exemple. À l’inverse, la pratique consistant à dater un document en utilisant les informations de date et heure issues du système d’exploitation des ordinateurs n’a aucune valeur juridique car ces données sont facilement modifiables. 

Les garanties de l’horodatage d’un document

Grâce à l’utilisation d’un serveur de temps synchronisé avec plusieurs sources de temps officielles coordonné (UTC), ou heure de référence, l’horodatage certifié représente ainsi une véritable preuve d’antériorité garantissant l’existence à une date certaine du document signé. La mise en place de cette solution est notamment indispensable pour attester qu’un document respecte bien les délais légaux qui concernent votre organisation et ses différentes activités.

Au-delà de la datation irréfutable de vos documents, et selon le règlement eIDAS (electronic Identification, Authentification and trust Services), l’horodatage qualifié a également pour objectif de garantir l’intégrité de vos fichiers comme c’est le cas dans le cadre du décret sur la copie fiable.  

À l’issue du processus, le document est scellé grâce à un cachet électronique appelé « jeton d’horodatage ». En cas de litige, votre entreprise peut donc aisément prouver l’existence d’un fichier à une date et une heure précise, depuis laquelle ce document scellé est réputé non altéré.

Dans le cadre d’un horodatage qualifié, les jetons sont uniquement délivrés par les prestataires de services certifiés en tant qu’autorité de certification et prestataire de service qualifié d’autorité d’horodatage. Ils doivent respecter le règlement eIDAS. Cette qualification atteste que le prestataire met en œuvre les moyens humains et techniques nécessaires pour garantir la sécurité et la conformité de son service par rapport au référentiel RGS et au règlement eIDAS. 

Garantir l’intégrité d’un document électronique en 3 cas d’usage

La mise en œuvre d’une solution d’horodatage par un tiers de confiance peut concerner tout type de document pouvant présenter des enjeux juridiques importants pour votre entreprise. Horodater un document peut donc vous être utile, aussi bien pour garantir sa fiabilité auprès de vos partenaires et collaborateurs, que pour protéger vos créations en cas de contestation ou de litige.

1. Protéger les factures

Si votre organisation souhaite entamer un processus de dématérialisation de ses factures papier, il convient auparavant de se pencher sur les dispositions légales à respecter : vous ne pourrez en effet vous débarrasser de vos factures papier reçues ou émises que si vos factures numérisées sont conformes aux conditions posées par la loi. Afin d’être considérées comme fiables et équivalentes aux factures physiques, les factures numérisées doivent notamment remplir des critères d’intégrité et d’horodatage certifié conforme au standard RFC3161.

2. Sceller les bulletins de salaire

La dématérialisation des bulletins de salaire présente de nombreux avantages pour les entreprises, à commencer par une réduction des coûts et une simplification administrative. Si les bulletins de paie électronique (BPE) ont bien valeur légale, sur ce sujet également, il vous faut envisager les conditions de cette validité. Pour mettre en place le BPE, vous devez en premier lieu garantir l’intégrité du document grâce à un processus de signature électronique auquel s’ajoute un cachet électronique qui certifie la date d’émission du document via horodatage. Ceci a pour objectif d’éviter toute modification ultérieure de ce dernier.

3. Sécuriser les créations graphiques

Pour protéger vos plans d’architecture, dessins, ou tout autre type de réalisations graphiques, vous pouvez faire appel à une solution d’horodatage qui enregistre la date de votre création. En cas de plagiat, il vous est possible de démontrer facilement que la date de création de votre design industriel est antérieure à la date de création du design concurrent. Horodater un document graphique représente donc ici encore une solution avantageuse pour faire valoir les droits de votre entreprise.

Quel était votre besoin initial lorsque vous avez fait appel à Certigna ?

En 2018, nous cherchions à faciliter nos démarches administratives concernant la gestion de nos contrats d’assurance, pour répondre notamment à l’ensemble des réglementations en vigueur. Ces dernières imposent en effet que les opérateurs en contact avec la clientèle soient formés et bénéficient des outils numériques appropriés. « Dans cette optique, nous avons opéré une transition vers des solutions dématérialisées pour la signature de nos bulletins d’adhésion, qui s’opère désormais en agence via des tablettes de signature électronique. Nous avions ainsi besoin de la certification et de l’horodatage de ces documents. »

Pourquoi avoir choisi Certigna pour vous accompagner ?

Notre prestataire précédant ne parvenait pas à présenter une structure habilitée efficace pour nos documents numériques. Nous avons entendu parler du travail de Certigna en métropole et avons décidé de nous tourner vers leur solution, qui s’intégrait très facilement à notre logiciel existant. « La simplicité de la procédure d’inscription et de validation en ligne au travers du formulaire ainsi que les tarifs fixés ont achevé de nous convaincre ! »

Quelles ont été les étapes de la mise en place de la solution de Certigna ?

Les échanges avec Certigna ont démarré en 2018 et nous avons débuté notre collaboration en février 2019. Nous avons d’abord testé la solution afin de nous assurer de son opérabilité avec notre logiciel BPM. Elle a ensuite été déployée dans la dizaine d’agences assurance de la Mutualité de La Réunion. Nos besoins d’authentification étant grandissants, nous avons rapidement augmenté nos commandes de jetons d’horodatage. « Au démarrage, nous commandions des packs de 10 000 jetons et nous réalisons désormais des commandes de 30 000 jetons, que nous utilisons très rapidement— nous avons en effet une moyenne d’utilisation de 2 500 jetons par mois, avec des pics de consommation à 4 200. » Lorsque nous oublions de commander à temps ou en cas de difficultés, les équipes de Certigna sont toujours efficaces et disponibles pour trouver des solutions adéquates. « La mise en place de la solution a donc été très simple ! »

En quoi le service répond-il à vos attentes ?

« Cette nouvelle organisation nous évite la gestion des versions papiers de nos contrats, gourmandes en ressources logistiques et en énergie. Nous avons ainsi pu réduire considérablement les lourdeurs administratives et les problématiques de place liées au stockage des documents. »

Le service de Certigna répond parfaitement à notre besoin de certification et d’horodatage de nos documents. Nous avons accès à un système très efficace de statistiques afin de suivre notre consommation de jetons d’horodatage. En outre, nos problématiques sont traitées rapidement et le service commercial est toujours disponible en cas de difficultés. Un conseiller nous est attitré, et une personne prend le relais en cas d’absence.

Avez-vous été amené à solliciter Certigna pour un autre besoin ?

Dans cette optique de dématérialisation de nos démarches administratives, nous avons également souhaité mettre en place la numérisation automatique des factures de nos fournisseurs. Comme nous cherchions à certifier leur numérisation, nous avons rapidement fait appel à Certigna. « Leur solution a grandement permis de faciliter les démarches et de fluidifier l’activité. Les factures passent par l’outil de numérisation Avanteam Process Studio qui certifie les PDF générés par un horodatage Certigna, avant la validation en interne. »

Le mot de la fin pour décrire votre collaboration ?

« La simplicité technologique. La solution Certigna apporte cette simplicité tant au niveau de la validation de l’identité que de l’intégration dans notre outil. Nous sommes donc amplement satisfaits de notre collaboration. Notre association est dans une démarche de digitalisation et d’évolution constante, Certigna nous a permis de développer nos activités en nous facilitant la certification des documents. »

Quel était votre besoin initial lorsque vous avez fait appel à Certigna ?

LegaVote est une solution de vote en ligne, qui peut être utilisée dans le cadre d’élections de CSE, d’assemblées générales, de conseils d’administration… « Nous avons donc besoin de pouvoir certifier l’existence de nos données à des moments exacts : à chaque fois que quelqu’un vote sur nos plateformes, ou pour nos journaux d’activité par exemple. Cet horodatage est indispensable pour la validité des votes ! Il permet d’assurer qu’il n’y a aucune falsification des données. Nous étions à la recherche d’un prestataire pour nous accompagner sur cet aspect lorsque nous avons contacté Certigna, en 2020. »

Pourquoi avoir choisi Certigna pour vous accompagner ?

La vitesse d’exécution de notre précédent prestataire ne nous convenait pas réellement : le système mettait plus d’une seconde à horodater un vote. Cela peut paraître peu, mais en réalité, cette seconde de latence était problématique, surtout dans notre domaine d’activité, où nous avons pour vocation d’être sur des flux « à temps réel », notamment pour nos sessions de votes en direct.

Le deuxième aspect concernait l’expansion de notre activité et l’aspect juridique. Proposant notre solution à la fonction publique, nous avions besoin d’avoir un prestataire certifié RGS et eIDAS. Nous avons donc procédé à une mise en concurrence, afin de comparer les différentes solutions proposées sur le marché. Et nous avons constaté que les prestataires proposant un système d’horodatage qualifié sont en réalité peu nombreux… « Lors de nos recherches, Certigna se démarquait clairement, notamment grâce à ses certifications RGS et eIDAS, qui étaient donc essentielles pour le développement de notre activité. »

Quelles ont été les étapes de la mise en place de la solution de Certigna ?

« Nous avons contacté le service commercial de Certigna – un vendredi en fin de journée – et nous avons été rappelés presque immédiatement. Une demi-heure plus tard, je présentais notre problématique de vive voix à un conseiller en visioconférence. Une heure après, je récupérais des jetons d’horodatage pour tester leur solution. Tout s’est enchaîné extrêmement vite ! Nous avons ensuite réalisé une semaine de tests, qui ont suffi à nous convaincre. Un peu moins d’une semaine plus tard, nous intégrions la solution d’horodatage Certigna. L’intégration a donc été très simple. »

En quoi le service répond-il à vos attentes ?

Certigna est une solution française, disposant d’un service d’horodatage qualifié et avec toutes les certifications dont nous avons besoin. « Le temps de réponse pour l’horodatage de nos données a été divisé par dix par rapport au service que nous avions précédemment – la réaction est maintenant de l’ordre d’un dixième de seconde. Nous avons donc grandement gagné en efficacité ! » La facturation est également entièrement transparente et plutôt simple : nous disposons d’un pack de jetons à renouveler lorsqu’ils ont été consommés.

Nous surveillons de très près cet horodatage, et sommes capables, en cas de problème technique, de passer par le service d’un autre prestataire. Depuis que nous avons commencé à travailler avec Certigna, nous n’avons pas subi d’interruption du service. Pourtant, un nombre très important de votes est enregistré toute la journée sur nos différentes plateformes. Par ailleurs, nous avons été amenés à contacter le service technique pour vérifier certains horodatages, plus anciens, où nous avions intégré le certificat signataire a posteriori, ce qui compromettait les documents. Certigna a pu nous proposer une méthode de validation en moins de 48 heures afin de les mettre en conformité.

« Nous disposons également d’un contact privilégié au sein du service commercial, un conseiller qui suit et connaît parfaitement notre dossier. Les échanges sont donc toujours simples et fluides. En tous points, le service répond donc parfaitement à nos attentes. »

Avez-vous été amenés à solliciter Certigna pour un autre besoin ?

L’année dernière, nous avons également décidé de faire appel à Certigna pour l’achat de plusieurs de nos certificats, RGS** et SSL par exemple. « Et nous sommes tout aussi satisfait du service ! Par exemple, lorsque nous avons eu besoin d’un certificat RGS sur des délais très courts, Certigna est parvenu à nous le fournir en moins de 24 heures. Nous avons donc pu réaliser les élections liées dans de bonnes conditions ! » Parallèlement, nous avons commencé les démarches pour leur confier également la gestion de nos certificats développeurs fonction.

Le mot de la fin pour décrire votre collaboration ?

« Efficacité ! Nous ne pouvons pas nous permettre de dysfonctionnements sur nos plateformes de vote. Nous avions donc besoin de mettre en place des process qui fonctionnent parfaitement, avec une grande réactivité. Cette efficacité, nous la retrouvons avec Certigna, tant d’un point de vue technique qu’humain et nous sommes donc très satisfaits. »

Pourquoi opter pour la dématérialisation comptable ?

Une forte incitation de l’État à la dématérialisation

Depuis le 1^er janvier 2020, toutes les entreprises ont l’obligation de transmettre leurs factures sous format électronique à leurs clients 

Pour le secteur privé, pas d’obligation mais une forte incitation à la dématérialisation. Au niveau européen, la directive européenne 2001-115-CE, entrée en vigueur le 1^er janvier 2004, instaure une équivalence entre la facture numérique et la facture papier. Et la directive 2010/45/EU oblige les administrations fiscales des États membres à reconnaître les factures électroniques, à condition que l’authenticité et l’intégrité du document soient garanties par une signature électronique incluant un système d’horodatage. 

En France, depuis 2015, il est devenu impossible de refuser les factures émises sous forme dématérialisée. D’ici à 2023-2025, la facture électronique devrait complètement remplacer la facture papier et l’envoi de PDF dans les échanges entre entreprise. De quoi inciter plus d’une entreprise à passer à la dématérialisation comptable.

Faire la distinction entre numérisation et dématérialisation juridique

Numériser vos documents ne suffira pas pour leur donner une valeur juridique. Pour cela, il vous faudra assurer :

• son authenticité, à savoir l’identité de son émetteur. Pour cela il vous faudra utiliser une signature électronique ainsi que l’horodatage.
• son intégrité : la signature électronique vous permettra de garantir que son contenu n’a pas été altéré.
• sa lisibilité : vous devrez utiliser des formats standards, tels que le format PDF.

Sécurisation des documents

De plus en plus de documents comptables doivent pouvoir justifier de l’intégrité de leur contenu et de leur authenticité. Grâce au recours à des solutions de signature électronique et d’horodatage, vos documents comptables numériques auront la même valeur juridique que des documents papier et seront parfaitement sécurisés.

La dématérialisation comptable permet en outre d’éviter les inévitables erreurs liées à la saisie manuelle des données. Les logiciels de reconnaissance optique de caractères (OCR) ou de lecture automatique de documents améliorent sensiblement la qualité d’identification et d’intégration des données.  

Une solution organisationnelle

La dématérialisation comptable est une solution à l’explosion des données financières et comptables des entreprises. Elle permet de fluidifier le traitement de ces données, et de manière plus générale le fonctionnement de l’entreprise. 

La dématérialisation comptable permet :

• D’automatiser le processus de facturation,
• De réduire significativement le coût de traitement des factures. Selon les études, ce gain oscille entre 50 % et 70 % par rapport au traitement de documents papier.
• D’accélérer le processus de validation interne des factures,
• De mieux gérer les délais de paiement,
• D’améliorer la traçabilité et le suivi comptable,
• D’améliorer l’empreinte environnementale en réduisant les impressions papier.

La dématérialisation comptable correspond en outre à une demande croissante, autant en interne qu’en externe de la part des fournisseurs et clients. 

Quels documents comptables dématérialiser ?

La dématérialisation comptable a pour avantages non seulement de réduire significativement les coûts mais également les délais de traitement. À ces atouts, s’ajoutent des bénéfices par type de documents comptables dématérialisés. 

Comment mettre en place votre dématérialisation comptable ?

1. Sélection des documents devant être numérisés
   Tous les documents ne méritent pas d’être numérisés. Un travail de sélection est indispensable avant de lancer le processus de dématérialisation. Concentrez-vous sur les documents qui sont les plus consultés, qui sont les plus utiles à vos collaborateurs ou ceux qui ont besoin d’être partagés. 
   
   
2. Processus de dématérialisation comptable
   La dématérialisation nécessite la numérisation des documents qui ne sont pas encore sos format numérique. Pour cela, différentes solutions techniques s’offrent à vous :
   – la numérisation via un scanner classique
   – la numérisation via un scanner complété d’un logiciel de lecture automatique de documents (LAD) qui permet d’identifier et de capturer de données sur des documents. Ces logiciels peuvent, par exemple, lire et transcrire des données manuscrites mais aussi identifier des cases à cocher. Ils facilitent l’extraction et l’intégration des données ainsi que l’indexation des documents.
   
   
3. Sécurisez et certifiez vos documents dématérialisés
   Une solution de signature électronique mais aussi d’horodatage devront être intégrées à ce processus de dématérialisation comptable pour assurer la valeur juridique des documents. Véritable sceau électronique fournit par un tiers de confiance tel que CERTIGNA, l’horodatage permet d’attester de l’existence d’un document à une date et une heure précises. Il garantit aussi l’intégrité des données après cette date.
   Pour en savoir plus sur nos solutions de signature et d’horodatage qualifiées RGS et eIDAS, nos experts répondent à vos questions.
   
   
4. Archiver les documents
   Une fois dématérialisés, vos documents sont stockés de manière sécurisée tout en restant accessibles aux personnes ayant besoin de les consulter et transmettre. Cet archivage peut s’accompagner de la mise en place d’une solution de workflow pour automatiser certaines tâches (comme les processus de validation ou de relance) et améliorer la gestion des flux de documents.

La cybersécurité est un sujet stratégique pour l’ensemble des entreprises et administrations qui déploient une énergie considérable pour mettre en œuvre des dispositifs afin de se protéger efficacement. Dans ce contexte, la cybersécurité revêt différents visages en fonction du sujet qu’elle aborde. Dans notre cas, nous allons nous concentrer sur les documents et échanges électroniques, en évoquant trois briques fondamentales qui sont le certificat numérique personnel, l’horodatage et le certificat SSL/TLS.

Le certificat numérique RGS ou eIDAS pour s’identifier sur le web de façon sécurisée

Ce certificat personnel est une réelle carte d’identité numérique universelle.  Ce certificat permet de signer éléctroniquement des documents et des contrats en attribuant à cette signature une valeur  légale.

L’horodatage qualifié pour garantir l’intégrité et la preuve d’antériorité d’un document

Pour un document numérique, l’horodatage qualifié permet d’apposer une date fiable sur un fichier. Il permet également de vérifier l’intégrité de ce fichier. Ainsi toute altération volontaire ou involontaire de ce fichier sera détectée.

Pour un document numérique, l’horodatage qualifié permet d’apposer une date fiable sur un fichier. Il permet également de vérifier l’intégrité de ce fichier. Ainsi toute altération volontaire ou involontaire de ce fichier sera détectée.

Cette notion de date certaine est importante dans le cadre de la signature de contrat, de la réception d’un pli sous forme électronique, de la certification des transactions bancaires ou de l’émission de factures.

Le certificat SSL/TLS normé pour authentifier un site et sécuriser les échanges avec ce site

Ce certificat permet à un site internet de passer de HTTP à HTTPS. Avec cette technologie, l’internaute peut vérifier l’authenticité du site et rendre confidentielles les données échangées avec le site, telles que des mots de passe ou des données bancaires.

En cliquant sur un lien situé dans la barre d’adresse (en général ce lien est un cadenas), l’internaute accède à des informations primordiales comme le nom du propriétaire du site, l’Autorité de Certification et les dates de validité du certificat.

Depuis quelques mois, les grands moteurs de recherche tels que Google privilégient le référencement des sites qui sont en HTTPS garantissant ainsi aux internautes une meilleure protection contre le phishing ou les sites frauduleux. Les trois technologies exposées ci-dessus sont à mettre en œuvre dans une démarche de sécurisation de vos documents et de vos échanges électroniques. Encouragés par les pouvoirs publics, voire rendus obligatoires dans certains cas, ces procédés vont continuer de se développer à grande échelle et ce, notamment grâce à l’émergence de nombreux nouveaux usages.

Une recommandation : faire l’acquisition de cers solutions auprès de Tiers de Confiance agréés au niveau français ou européen.

Pour en savoir plus sur les solutions Certigna, contactez-nous.