Comment vous connecter au centre de formalités des entreprises ?

La signature électronique avancée pour le Guichet Unique INPI

Lors de votre première connexion au Guichet Unique INPI, ou portail e-procédures, il vous est demandé de créer un compte utilisateur. Vous recevez alors un courrier électronique comportant un lien de validation à usage unique valable 24 heures. Une fois connecté à l’espace sécurisé du portail, vous avez accès à la page d’accueil dédiée aux démarches relatives aux formalités d’entreprises en ligne et à la propriété industrielle. L’item « Entreprises », vous permet de procéder à la déclaration de l’ensemble des formalités juridiques (création, modification, cessation d’activité) pouvant concerner votre organisation.

Pour signer vos formalités, plusieurs options s’offrent à vous, selon la nature de la démarche ;

– les formalités de création d’entreprise ne requièrent qu’un niveau d’e-signature simple ;

– les formalités de modification et de cessation, nécessitent quant à elles un niveau de signature « élevé » via un certificat de signature électronique avancé disponible aujourd’hui sous la forme d’une clé USB intégrant ce certificat..    

 Finalisez votre formalité de création d’entreprise sur le site Guichet unique INPI

Avant de pouvoir signer le formulaire en ligne informant l’administration de votre création d’entreprise, par exemple, il vous faut d’abord vérifier les éléments transmis. Vous devez donc valider les informations, puis les pièces jointes transmises, afin qu’un récapitulatif vous soit proposé. Lisez-le avec soin avant de valider votre dossier. Vous êtes ensuite informé d’éventuelles incomplétudes ou incohérences de votre déclaration. Dans ce cas, vous avez la possibilité de cliquer sur différents liens vous amenant aux parties de votre déclaration qui doivent faire l’objet de compléments ou de rectifications. Tant que le Guichet Unique INPI vous indique qu’un problème persiste, il vous faut réitérer ces étapes de finalisation.

Comment le Guichet Unique INPI peut-il vous aider dans la gestion administrative de votre entreprise ?

Une centralisation des formalités de création, modification et cessation d’activité

Avec le Guichet Unique, la loi PACTE du 22 mai 2019 a mis fin à un système de déclaration complexe et hétérogène compliquant la tâche du service administratif de chaque organisation. Aujourd’hui, toutes les entreprises, quelle que soit leur forme, ont l’obligation de déclarer leurs formalités juridiques de création (immatriculation ou déclaration de début d’activité), de modification (changement d’activité, d’adresse, de nom, du nombre d’associés, des statuts, etc.), et de cessation (fin de l’existence légale de l’entité) d’activité au sein du Guichet Unique INPI. Les informations transmises par ce biais sont par la suite reçues et traitées par les organismes compétents : INSEE, organismes sociaux et fiscaux, greffiers des tribunaux de commerce, chambres consulaires, etc.

Grâce à ce portail unique et à la centralisation des informations, le suivi des formalités se trouve facilité et constitue pour vous une aide administrative précieuse, notamment concernant le circuit de validation de vos démarches. De même, la plateforme concentre à elle seule les informations juridiques dont vous pourriez avoir besoin pour effectuer l’ensemble de vos formalités administratives (un rôle joué précédemment par le guide des formalités d’infogreffe) : en cas de dissolution d’une SCI ou de changement concernant le chef d’une entreprise individuelle ou les dirigeants d’une société, par exemple.

La dématérialisation des documents administratifs pour les autorités compétentes

Le recueil des dossiers de formalités était auparavant dévolu aux chambres de commerce et d’industrie (CCI), aux chambres de métiers et d’artisanats (CMA), aux chambres d’agriculture (CA), aux greffiers des tribunaux de commerce, ainsi qu’à l’Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales (Urssaf) et aux services des impôts des entreprises de la Direction générale des finances publiques (DGFIP). Le Guichet Unique INPI vient unifier, mais également dématérialiser les démarches des entreprises, mettant fin à l’utilisation de plus de 50 formulaires papier Cerfa différents.

Le certificat de signature électronique comme source de sécurité

L’usage d’un certificat de signature électronique avancée délivré par un tiers de confiance vous offre un outil de signature hautement sécurisé afin d’effectuer vos démarches au sein du Guichet Unique INPI. La signature de vos actes via ce certificat constitue la preuve irréfutable de la signature de vos formalités dématérialisées. Les certificats numériques, destinés aux personnes physiques rattachées à des entreprises, sont nominatifs : seul le professionnel en ayant l’usage peut représenter l’organisation pour laquelle il travaille.

Les certificats électroniques doivent se conformer aux standards de sécurité réglementaires régissant l’identité numérique. En fonction des besoins de votre entreprise, vous pourrez souhaiter mettre en place un certificat électronique respectant uniquement la norme française RGS (Référentiel Général de Sécurité) ou utiliser un certificat à la fois conforme au RGS et au règlement européen eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services). Pour accomplir vos formalités de modification et de cessation d’activité sur le Guichet Unique INPI, il vous faudra par exemple employer le certificat Certigna ID RGS** (conforme eIDAS), qui vous fait bénéficier d’une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié.

Implémenter une API de signature électronique

Vous souhaitez gagner du temps en intégrant une solution de signature numérique à vos processus métier : faites le choix de l’API de signature électronique.

Dans quels cas utiliser une API de signature électronique ?

L’API (Application Programming Interface) de signature électronique est la meilleure solution pour signer vos documents en masse. Cette solution peut être appliquée à tout document nécessitant une signature, qu’il s’agisse de devis, de propositions commerciales, de contrats de travail, de vente, ou encore de conventions de crédit. « Avec cette solution, vous pouvez intégrer rapidement et simplement à vos logiciels métier, sites web, et applications, des fonctionnalités d’e-signature. Vous bénéficiez alors d’un outil puissant et intuitif vous permettant d’aller plus loin dans l’automatisation de vos process. »

Quels sont les avantages de l’API de signature électronique ?

Un logiciel de signature électronique vous apporte non seulement la garantie de l’identité du signataire d’un document numérique, mais vous assure aussi de l’intégrité du document signé. Par ailleurs, de la même façon qu’une signature manuscrite, la signature électronique est une preuve valable devant tout tribunal français et européen[1].

Outre la sécurisation juridique de vos documents, l’API de signature électronique présente également de nombreux avantages pour vos clients, partenaires, et collaborateurs, qui peuvent signer leurs contrats à tout moment, et depuis n’importe quel terminal, directement depuis votre site web ou votre application métier. Et les possibilités d’intégration de cette signature à vos process métier sont vastes : cette solution est compatible avec votre CRM, ERP, SIRH, site Internet, etc.

« Vous pourrez ainsi miser sur une hausse de productivité de votre entreprise grâce à un workflow de signatures optimisé et à une accélération des délais de contractualisation. Autres avantages business : la réduction des coûts, liée notamment à une plus grande efficacité de vos employés sur le segment de la chaîne contractuelle, et la hausse de votre taux de conversion, favorisée par une nette amélioration de l’expérience utilisateur. Les documents sont signés en quelques clics par vos clients, ce qui vous permet de minimiser votre taux d’abandon. »

Faire le choix d’une plateforme en ligne

Si l’API de signature électronique possède de nombreux bénéfices, elle n’est pas nécessairement la solution la plus adaptée à votre organisation. Une plateforme de signature en ligne peut alors remplir les objectifs que vous vous êtes fixés.

Dans quels cas utiliser une plateforme SaaS ?

Choisir une application pour signer un document peut être la solution idéale dès lors que votre entreprise n’a à traiter que de petits ou moyens volumes. Là encore, de nombreux cas d’usage peuvent être envisagés, du contrat de travail au contrat de bail, jusqu’aux devis et compromis de vente immobilier. La plateforme SaaS (Software As A Service) de signature, prête à l’emploi, facile à déployer et à utiliser, permet une dématérialisation rapide de vos processus de signature électronique.

Quels sont les avantages d’une plateforme SaaS ?

« Pour créer une signature en ligne, il vous suffit de vous connecter à un portail d’accès sécurisé avec vos identifiants et de vous laisser guider : en un clic, le processus de signature est initié. »

La mise en place de ce type de solution permet une disponibilité immédiate de la signature électronique, et ce, depuis tout support, desktop ou mobile. Seule la présence d’un navigateur web est requise. En outre, les signatures sont paramétrables en mono ou en multi-signataires. À l’image de l’API de signature électronique, la plateforme SaaS simplifie et accélère le parcours de vos clients, partenaires, et collaborateurs, tout en sécurisant juridiquement votre chaîne de contractualisation.

Avec qui travailler ?

Le marché est constitué de nombreux éditeurs de solutions de signature électronique et il peut être difficile pour une entreprise de s’y retrouver. Néanmoins, certains éléments peuvent vous aider à faire le choix le plus adapté à vos besoins.

La sécurité des solutions de signature en ligne

Pour déployer l’une ou l’autre de ces solutions de signature électronique, il est recommandé de faire appel à un prestataire de services de confiance certifié par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI), dont Certigna fait partie. « À ce titre, nos signatures électroniques telles que ; nos certificats numériques, scellements et horodatages sont conformes au règlement eIDAS (electronic Identification, Authentification and trust Services) et au RGS (référentiel général de sécurité). Nous bénéficions également de la certification ISO/CEI 27001 pour l’ensemble de nos solutions, prestations et activités éditées et hébergées en France. »

Solutions de signature électronique : quels coûts ?

Notre offre d’API de signature électronique vous permet de bénéficier d’une solution modulable et donc d’un tarif au plus près de vos besoins. Néanmoins, la mise en œuvre de cette solution nécessite de prévoir une période de déploiement ainsi que l’intervention d’une équipe technique, externe et interne. Le coût de base peut donc être supérieur à celui de la mise en place d’une plateforme SaaS.

Analyser vos besoins pour faire le bon choix

Une fois que vous aurez choisi un prestataire de confiance reconnu comme tel par l’ANSSI, autorité de certification française, vous devrez encore prêter attention à certains éléments : quel type de signature certifiée souhaitez-vous mettre en œuvre dans votre organisation, et pour quel niveau de sécurité ? « Autant d’interrogations qui vous permettront de choisir la solution la plus adaptée à vos besoins. La signature par plateforme SaaS vous interdira, par exemple, la mise en place d’une signature qualifiée. »

 

[1] Article 25.1 du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE. URL : https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/PDF/?uri=CELEX:32014R0910&from=hr.

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