Quel était votre besoin initial lorsque vous avez fait appel à Certigna ?

En 2018, nous cherchions à faciliter nos démarches administratives concernant la gestion de nos contrats d’assurance, pour répondre notamment à l’ensemble des réglementations en vigueur. Ces dernières imposent en effet que les opérateurs en contact avec la clientèle soient formés et bénéficient des outils numériques appropriés. « Dans cette optique, nous avons opéré une transition vers des solutions dématérialisées pour la signature de nos bulletins d’adhésion, qui s’opère désormais en agence via des tablettes de signature électronique. Nous avions ainsi besoin de la certification et de l’horodatage de ces documents. »

Pourquoi avoir choisi Certigna pour vous accompagner ?

Notre prestataire précédant ne parvenait pas à présenter une structure habilitée efficace pour nos documents numériques. Nous avons entendu parler du travail de Certigna en métropole et avons décidé de nous tourner vers leur solution, qui s’intégrait très facilement à notre logiciel existant. « La simplicité de la procédure d’inscription et de validation en ligne au travers du formulaire ainsi que les tarifs fixés ont achevé de nous convaincre ! »

Quelles ont été les étapes de la mise en place de la solution de Certigna ?

Les échanges avec Certigna ont démarré en 2018 et nous avons débuté notre collaboration en février 2019. Nous avons d’abord testé la solution afin de nous assurer de son opérabilité avec notre logiciel BPM. Elle a ensuite été déployée dans la dizaine d’agences assurance de la Mutualité de La Réunion. Nos besoins d’authentification étant grandissants, nous avons rapidement augmenté nos commandes de jetons d’horodatage. « Au démarrage, nous commandions des packs de 10 000 jetons et nous réalisons désormais des commandes de 30 000 jetons, que nous utilisons très rapidement— nous avons en effet une moyenne d’utilisation de 2 500 jetons par mois, avec des pics de consommation à 4 200. » Lorsque nous oublions de commander à temps ou en cas de difficultés, les équipes de Certigna sont toujours efficaces et disponibles pour trouver des solutions adéquates. « La mise en place de la solution a donc été très simple ! »

En quoi le service répond-il à vos attentes ?

« Cette nouvelle organisation nous évite la gestion des versions papiers de nos contrats, gourmandes en ressources logistiques et en énergie. Nous avons ainsi pu réduire considérablement les lourdeurs administratives et les problématiques de place liées au stockage des documents. »

Le service de Certigna répond parfaitement à notre besoin de certification et d’horodatage de nos documents. Nous avons accès à un système très efficace de statistiques afin de suivre notre consommation de jetons d’horodatage. En outre, nos problématiques sont traitées rapidement et le service commercial est toujours disponible en cas de difficultés. Un conseiller nous est attitré, et une personne prend le relais en cas d’absence.

Avez-vous été amené à solliciter Certigna pour un autre besoin ?

Dans cette optique de dématérialisation de nos démarches administratives, nous avons également souhaité mettre en place la numérisation automatique des factures de nos fournisseurs. Comme nous cherchions à certifier leur numérisation, nous avons rapidement fait appel à Certigna. « Leur solution a grandement permis de faciliter les démarches et de fluidifier l’activité. Les factures passent par l’outil de numérisation Avanteam Process Studio qui certifie les PDF générés par un horodatage Certigna, avant la validation en interne. »

Le mot de la fin pour décrire votre collaboration ?

« La simplicité technologique. La solution Certigna apporte cette simplicité tant au niveau de la validation de l’identité que de l’intégration dans notre outil. Nous sommes donc amplement satisfaits de notre collaboration. Notre association est dans une démarche de digitalisation et d’évolution constante, Certigna nous a permis de développer nos activités en nous facilitant la certification des documents. »

Pourquoi opter pour la dématérialisation comptable ?

Une forte incitation de l’État à la dématérialisation

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises ont l’obligation de transmettre leurs factures sous format électronique à leurs clients 

Pour le secteur privé, pas d’obligation mais une forte incitation à la dématérialisation. Au niveau européen, la directive européenne 2001-115-CE, entrée en vigueur le 1er janvier 2004, instaure une équivalence entre la facture numérique et la facture papier. Et la directive 2010/45/EU oblige les administrations fiscales des États membres à reconnaître les factures électroniques, à condition que l’authenticité et l’intégrité du document soient garanties par une signature électronique incluant un système d’horodatage. 

En France, depuis 2015, il est devenu impossible de refuser les factures émises sous forme dématérialisée. D’ici à 2023-2025, la facture électronique devrait complètement remplacer la facture papier et l’envoi de PDF dans les échanges entre entreprise. De quoi inciter plus d’une entreprise à passer à la dématérialisation comptable.

Faire la distinction entre numérisation et dématérialisation juridique

Numériser vos documents ne suffira pas pour leur donner une valeur juridique. Pour cela, il vous faudra assurer :

Sécurisation des documents

De plus en plus de documents comptables doivent pouvoir justifier de l’intégrité de leur contenu et de leur authenticité. Grâce au recours à des solutions de signature électronique et d’horodatage, vos documents comptables numériques auront la même valeur juridique que des documents papier et seront parfaitement sécurisés.

La dématérialisation comptable permet en outre d’éviter les inévitables erreurs liées à la saisie manuelle des données. Les logiciels de reconnaissance optique de caractères (OCR) ou de lecture automatique de documents améliorent sensiblement la qualité d’identification et d’intégration des données.  

Une solution organisationnelle

La dématérialisation comptable est une solution à l’explosion des données financières et comptables des entreprises. Elle permet de fluidifier le traitement de ces données, et de manière plus générale le fonctionnement de l’entreprise. 

La dématérialisation comptable permet :

La dématérialisation comptable correspond en outre à une demande croissante, autant en interne qu’en externe de la part des fournisseurs et clients. 

Quels documents comptables dématérialiser ?

La dématérialisation comptable a pour avantages non seulement de réduire significativement les coûts mais également les délais de traitement. À ces atouts, s’ajoutent des bénéfices par type de documents comptables dématérialisés. 

Document Bénéfices
Transactions d’achats et de ventes (contrats, bons de commande, factures…) Sécurisation des données
Protection contre la perte de données
Évite les oublis et réduit le risque d’erreur
Centralisation
Exportation des données facilitée
Notes de frais Facilité d’accès et centralisation
Meilleure visibilité sur les dépenses 
Évite les oublis et réduit le risque d’erreur
Bulletins de paie Archivage sécurisé 
Accès à tout moment
Répondre aux attentes des salariés, qui pour plus de la moitié souhaitent de passer à la dématérialisation

Comment mettre en place votre dématérialisation comptable ?

  1. Sélection des documents devant être numérisés
    Tous les documents ne méritent pas d’être numérisés. Un travail de sélection est indispensable avant de lancer le processus de dématérialisation. Concentrez-vous sur les documents qui sont les plus consultés, qui sont les plus utiles à vos collaborateurs ou ceux qui ont besoin d’être partagés. 

  2. Processus de dématérialisation comptable
    La dématérialisation nécessite la numérisation des documents qui ne sont pas encore sos format numérique. Pour cela, différentes solutions techniques s’offrent à vous :
    – la numérisation via un scanner classique
    – la numérisation via un scanner complété d’un logiciel de lecture automatique de documents (LAD) qui permet d’identifier et de capturer de données sur des documents. Ces logiciels peuvent, par exemple, lire et transcrire des données manuscrites mais aussi identifier des cases à cocher. Ils facilitent l’extraction et l’intégration des données ainsi que l’indexation des documents.

  3. Sécurisez et certifiez vos documents dématérialisés
    Une solution de signature électronique mais aussi d’horodatage devront être intégrées à ce processus de dématérialisation comptable pour assurer la valeur juridique des documents. Véritable sceau électronique fournit par un tiers de confiance tel que CERTIGNA, l’horodatage permet d’attester de l’existence d’un document à une date et une heure précises. Il garantit aussi l’intégrité des données après cette date.
    Pour en savoir plus sur nos solutions de signature et d’horodatage qualifiées RGS et eIDAS, nos experts répondent à vos questions.

  4. Archiver les documents
    Une fois dématérialisés, vos documents sont stockés de manière sécurisée tout en restant accessibles aux personnes ayant besoin de les consulter et transmettre. Cet archivage peut s’accompagner de la mise en place d’une solution de workflow pour automatiser certaines tâches (comme les processus de validation ou de relance) et améliorer la gestion des flux de documents.

 

Les entreprises, plus précisément leur service comptabilité, croulent chaque mois sous les tonnes de papier : notes de restaurants, notes de taxis, d’hôtels, de stations-services etc… La gestion et le traitement des notes de frais est depuis toujours une mission fastidieuse qui impose un process relativement lourd pour l’entreprise. Avec la dématérialisation et la prise en charge du traitement des notes de frais par un Tiers de confiance, ce temps semble en passe d’être révolu !

Les notes de frais permettent aux salariés de recenser chaque mois les dépenses professionnelles réalisées pour l’exercice de leur activité salariale. Pour que l’employeur puisse réaliser le remboursement en bonne et due forme, les justificatifs d’achats (factures, notes détaillées datées et signées, etc.) de chaque dépense doivent être conservés physiquement. En effet, chaque note de frais doit être accompagnée d’un justificatif, afin d’être soumis à l’URSSAF et à l’administration fiscale en cas de contrôle. Aujourd’hui, l’absence de justificatifs constitue le premier motif de redressement fiscal.

Ainsi, on mesure la quantité importante de documents papier que doit stocker un grand groupe. A l’ère du tout numérique, la gestion de nos notes de frais doit impérativement devenir digitale !

La dématérialisation des notes de frais, une solution 100 % gagnante

Depuis le 1er juillet 2019, les entreprises sont autorisées à numériser l’ensemble des notes de frais de leurs salariés. L’arrêté du 23 mai 2019 fixe les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier, en application de l’article L243-16 du code de la sécurité sociale. Très concrètement, ce nouvel arrêté supprime officiellement l’obligation de conserver ses justificatifs papiers.

Les notes de frais numérisées seront dès lors plus facilement consultables, le gain de temps sera considérable et le remboursement plus rapide. Cette avancée offre en outre un autre avantage notoire qui est l’optimisation de la vérification, on estime qu’à ce jour, environ 20% des salariés commettent des erreurs.

Si grâce à cette nouvelle législation les avantages sont nombreux pour les entreprises, la mise en œuvre de la dématérialisation doit cependant respecter des règles strictes. L’enjeu de cette dématérialisation est de prouver que le justificatif a été numérisé dans des conditions garantissant sa fiabilité par rapport à l’original.

En outre, la dématérialisation ne s’arrête pas à la simple digitalisation des notes de frais, elle s’inscrit plus globalement dans un processus complet où chaque étape de la gestion des dépenses et la conservation des documents est dématérialisée.

Un Tiers de confiance pour une numérisation optimale

Pour les entreprises qui souhaitent profiter pleinement des bienfaits de cet arrêté, il est préférable de passer par un Tiers de confiance agréé. En effet, la dématérialisation requiert une traçabilité officielle et sécurisée : la signature électronique (garantissant l’intégrité et l’origine du document), l’horodatage certifié et l’archivage sécurisé.

L’utilisation de la signature électronique optimise et simplifie considérablement les parcours clients, fournisseurs et salariés. Et lorsqu’elle est générée par un certificat numérique délivré par une Autorité de Certification qualifiée, la e-signature a la même valeur probante qu’une signature manuscrite. La signature électronique certifie l’identité du signataire et l’intégrité du document signé. Elle a donc une double utilité par rapport à celle apposée sur un document papier.

L’horodatage certifié consiste à apposer une date fiable sur un fichier et permet de créer une preuve d’antériorité.

L’archivage électronique permet quant à lui de conserver les documents signés et les enveloppes de preuve de manière sécurisée pendant toute leur durée de vie légale.

La note de frais 100% numérique offre donc une garantie en termes de sécurité mais permet aussi un véritable gain de temps pour les entreprises à toutes les étapes de stockage, de saisie, de transmission et de suivi de leurs notes de frais.

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