Pourquoi l’horodatage qualifié est devenu indispensable contre la fraude documentaire

Une recherche d’antériorité devenue incertaine 

Le tout digital fragilise la valeur probante d’un document numérique 

Toutes les entreprises et administrations ont transformé leur processus métiers au travers d’une digitalisation de leurs activités. La généralisation des échanges numériques a transformé leur gestion documentaire avec un double enjeu :  

• Gagner en productivité (réduire le papier), 

• Conserver les pièces avec une valeur probante. 

Le numérique est devenu une source de croissance, d’économie et d’industrialisation des process internes. Contrats, factures, attestations circulent presque exclusivement sous forme dématérialisée.  

Cependant, il existe une dérive. Créer, modifier ou dupliquer un fichier est devenu commun. Un document papier peut être numérisé à plusieurs reprises et réinjecté dans un processus métier sans garantir son antériorité réelle. Tout comme il est aisé de générer de faux documents (fiches de paie, attestations…). Ces pratiques frauduleuses affaiblissent la valeur probante d’un document numérique dès lors qu’aucun mécanisme de sécurisation n’est mis en place. Établir une preuve d’antériorité fiable devient complexe, surtout en cas de litiges.  

Des solutions technologiques, comme l’horodatage qualifié, se démocratisent pour renforcer la confiance dans les échanges numériques. Il permet de démontrer qu’un document est bien d’origine, qu’il n’a pas été modifié et qu’il existe à une date donnée. 

La fraude documentaire facilitée par l’IA 

L’usage massif des outils d’intelligence artificielle en entreprise et par les particuliers accentue ce phénomène. Générer un document crédible, imiter un style rédactionnel ou produire de faux justificatifs est désormais accessible à tous. La fraude ne concerne plus seulement les factures ou attestations. On voit apparaître des œuvres et artistes 100 % générés par l’IA. Sans oublier les fausses idées et autres deepfake, rendant difficile la vérification des propriétaires des documents et informations. Dans ce contexte, la recherche d’antériorité repose sur des éléments de moins en moins vérifiables : sources, intégrité des données, date de création… Les entreprises et administrations doivent dorénavant s’équiper de solutions technologiques capables de garantir la véracité du document, à commencer par son antériorité.  

Prouver l’antériorité d’un document numérique grâce à l’horodatage qualifié 

Horodatage qualifié : en quoi ça consiste ? 

L’horodatage qualifié consiste à apposer un sceau électronique sur un document numérique. Il permet d’attester de manière certaine la date et l’heure exactes auxquelles il a été émis, signé ou déposé. Ce sceau repose sur la génération d’une empreinte cryptographique unique du document. Contrairement à une simple date renseignée par le système d’exploitation d’un ordinateur, l’horodatage qualifié s’appuie sur des standards de sécurité reconnus aux niveaux français et européen. Délivré par un tiers de confiance, l’horodatage qualifié permet de sceller le document. 

Il joue ainsi le même rôle que le cachet de la Poste pour un courrier papier. Indispensable pour prouver le respect des délais légaux, il apporte une preuve d’antériorité juridiquement opposable, sans exposer le contenu du document. 

En résumé, l’horodatage qualifié permet de :  

• certifier la date et l’heure à laquelle le document a été généré, 

• garantir la conformité d’un document officiel (attestation d’assurance, facture…), 

• attester d’une transaction et du déclenchement d’un délai, 

• tracer un document numérique, 

• prouver l’antériorité. 

L’horodatage qualifié a-t-il une valeur probante ? 

Le service d’horodatage qualifié est émis par une autorité de certification, reconnue à l’échelle française et européenne. Les jetons d’horodatage délivrés respectent les standards de la norme ETSI EN 319 421 et au Règlement général de sécurité (RGS).  De ce fait, l’horodatage qualifié apporte une présomption de fiabilité et constitue une preuve robuste pour démontrer l’antériorité d’un document en cas de litige ou de contrôle. 

Comment l’horodatage qualifié prouve l’antériorité d’un document numérique ? 

Le principe de départ est d’apposer l’horodatage dès la création, le dépôt ou l’envoi du document. Pour ce faire, deux modes de fonctionnement sont possibles.  

Le premier consiste à transmettre à l‘autorité d’horodatage uniquement l’empreinte numérique du fichier appelé hash. Le hash est une représentation condensée d’un contenu, généré à chaque modification du fichier. L’horodatage qualifié du hash permet de garantir la date et l’heure exacte à laquelle un document a été produit, envoyé ou déposé, et ce, sans jamais disposer du document en question. 

Le second permet d’envoyer directement le fichier PDF au tiers de confiance. Ce scellement rend toute modification ultérieure détectable, ce qui en fait un prérequis pour des documents sensibles comme les bulletins de paie numériques. Le jeton d’horodatage garantit également l’intégrité du fichier. Différentes informations y sont incluses comme l’autorité de certification qui l’a généré, la valeur du hash… Toutes ces informations sont indispensables pour valider la valeur probante d’un document. 

Dans les deux cas, il suffit de vérifier le sceau d’horodatage pour démontrer que le document existait à une date donnée, qu’il n’a pas été altéré et d’en garantir une preuve d’antériorité. 

Dans quel cas d’usage l’horodatage qualifié prouve l’antériorité ? 

Horodater un document est pertinent pour prouver l’antériorité d’un document dans de nombreux cas d’usage.  

• L’émission d’une facture 

A l’heure où toutes les entreprises et administrations s’engagent dans la digitalisation des factures. L’horodatage qualifié va intervenir dans deux étapes. D’abord lors de l’émission d’une facture, il certifie la date exacte à laquelle elle a été générée. Puis à chaque étape de son traitement afin de garantir les délais. 

• Le dépôt d’une déclaration fiscale ou d’un appel d’offre 

L’horodatage qualifié est également pertinent dans le cadre d’une déclaration fiscale ou du dépôt d’une réponse à un appel d’offre public. Là où le respect des délais légaux est essentiel. L’horodatage qualifié fait foi comme un cachet postal numérique. Il garantit avec certitude la date à laquelle le dépôt, la déclaration et l’envoi a été effectué.  

• La vérification de documents 

Il est devenu très facile de produire de vrais faux documents officiels : attestation d’assurance, carte nationale d’identité, fiche de paie… De nombreux secteurs, le préjudice lié à la fraude documentaire peut atteindre des sommes importantes, pouvant mettre en péril l’activité. L’enjeu de contrôler la véracité d’un document n’a jamais été aussi indispensable. L’horodatage qualifié peut alors avoir 2 avantages pour :  

• des acteurs qui génèrent des documents officiels, apposer un horodatage qualifié permet de garantir l’intégrité d’un document et de limiter la fraude, 
• des entreprises ou administrations dont des process impliquent la vérification de documents, l’usage de l’horodatage qualifié leur permet de vérifier l’exactitude du document et son antériorité. 

C’est pourquoi, l’usage de l’horodatage qualifié s’applique à tout document sensible, confidentiel ou jugé à risque : bulletin de salaire, attestation fiscale, relevé de compte… 

• Le domaine artistique et le dépôt de marque 

Pour prouver l’antériorité dans texte, d’une musique ou de toute œuvre, les plateformes de protection intellectuelle (INPI, SACEM…) ont dû s’appuyer sur des solutions d’horodatage qualifié. Quel que soit le niveau de maturité de l’œuvre protégée, il permet d’apporter une preuve opposable de cette création à une date donnée et ainsi d’assurer l’antériorité.  

Prouver l’antériorité grâce à l’horodatage qualifié de Certigna 

Certigna est une autorité de certification et un prestataire de service d’horodatage, reconnu comme acteur de confiance au niveau français et européen. Ainsi, Certigna délivre à la fois des certificats pour son service d’horodatage et des jetons d’horodatage. Au travers de son infrastructure redondée et de l’utilisation de plusieurs unités d’horodatage et de sources de temps, nous garantissons une haute disponibilité de service. 

Enfin, notre offre d’horodatage qualifié s’adapte aux besoins et usages selon la taille des organisations : achat de packs de jetons ou souscription à un abonnement annuel illimité. 

Expert en confiance numérique, Certigna est un prestataire de service qualifié par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI). À ce titre, nos solutions d’horodatage qualifié respectent les exigences eIDAS, impliquant un management rigoureux de la sécurité de nos services.