Comment obtenir une signature électronique pour répondre à un marché public ?

Signature électronique et marchés publics : que dit la réglementation ?

L’adoption de la signature électronique pour les appels d’offres publics

Depuis le 1ᵉʳ octobre 2018, la réponse aux marchés publics s’effectue par voie électronique. Le seuil de dématérialisation a ensuite été relevé au 1ᵉʳ janvier 2020 : tout marché public d’un montant égal ou supérieur à 40 000 € HT impose un dépôt dématérialisé du dossier de candidature. L’adoption des documents de la consultation ainsi que l’offre finale le cas échéant, transitent alors par la plateforme en ligne de l’acheteur public.

L’article R. 2182-3 du code de la commande publique prévoit que le marché peut être signé électroniquement, selon des modalités fixées par arrêté. C’est l’arrêté du 22 mars 2019 relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique qui encadre aujourd’hui ce dispositif. Il précise que, lorsqu’un document contractuel nécessite une signature électronique, celle-ci doit respecter les modalités qu’il définit.

Concrètement, quand l’acheteur public exige une signature électronique au moment du dépôt ou de la notification, un simple scan de signature manuscrite ne suffit pas. La signature électronique de l’appel d’offre public doit alors reposer sur un certificat conforme RGS** et qualifié eIDAS, conformément au règlement européen n° 910/2014.

Anticiper la signature d’un marché public et commander mon certificat RGS**/eIDAS

Dans quels cas la signature électronique est-elle exigée ?

Consultez le règlement de consultation et l’avis de marché : l’acheteur y précise si une signature est requise dès le dépôt de l’offre. Plusieurs pièces peuvent être concernées :

• L’acte d’engagement (AE) ;
• Les Documents Consultatifs (DC1, DC2…) ;
• Le Bordereaux de prix unitaires (BPU) ;
• Autres selon indication dans le règlement de consultation.

Une réponse dépourvue de signature électronique conforme, alors qu’elle est exigée, peut être jugée irrecevable et écartée de la procédure. Anticiper l’obtention de votre certificat reste donc la meilleure garantie pour candidater sereinement à un marché public.

Quels autres documents peuvent être signés en électronique ?

Au-delà de l’acte d’engagement, les acheteurs publics recourent à la signature électronique pour sécuriser plusieurs types de documents tout au long de la vie du marché.

• La notification d’attribution adressée au titulaire du marché ;
• Les avenants au contrat, qui modifient les clauses initiales en cours d’exécution ;
• Les ordres de service transmis par le maître d’ouvrage dans les marchés de travaux ;
• Les décisions de reconduction ou de résiliation du marché ;
• Les bons de commande émis dans le cadre d’un accord-cadre.

Ces documents engagent la responsabilité de l’acheteur public au même titre que celle du titulaire. Leur signature électronique doit donc respecter les mêmes exigences de conformité RGS et eIDAS que celles applicables à l’entreprise candidate.

Quel niveau de signature devez-vous utiliser pour répondre à un marché public ?

Les différents niveaux de signature électronique

Le règlement eIDAS distingue trois niveaux de signature électronique : simple, avancée et qualifiée. Chaque niveau correspond à un degré croissant de garantie sur l’identité du signataire et l’intégrité du document signé.

1. La signature simple repose sur un procédé basique (case à cocher, image de signature) et n’offre aucune garantie juridique renforcée ;
2. La signature avancée s’appuie sur un certificat électronique qui identifie le signataire au travers d’un scan de pièce d’identité et détecte toute modification ultérieure du document ;
3. La signature qualifiée constitue le niveau le plus élevé : elle repose sur un certificat qualifié, après vérification en face à face ou à distance de l’identité du titulaire (PVID).

La grande majorité des usages implique une signature électronique simple, pour des documents à faibles risques juridiques (demande de congés, devis, documents internes…). Pour les niveaux avancés et qualifiés, les documents nécessitant une signature électronique sont inscrits dans un cadre juridique ou légal, comme pour la commande publique.

La signature électronique des marchés publics

Pour répondre à un marché public, le niveau minimal attendu correspond soit à :

• Un certificat conforme RGS** ;
• Un certificat qualifié eIDAS.

Ces niveaux de signature sont exigés afin de :

• Vérifier que le certificat associe la signature à une personne physique identifiée comme le représentant légal de l’entreprise ;
• Garantir l’intégrité du document signé et du dossier de candidature ;
• Limiter les risques de fraude tout en accélérant la digitalisation de la commande publique.

Toutes les pièces constitutives d’un dossier de candidature ne sont pas assujetties à une signature électronique. Seul l’acte d’engagement, formulaire qui récapitule et référence l’ensemble des autres documents (annexes, CCAP, CCTP, mémoire technique…), doit porter votre signature électronique. Cette règle, rappelée par le ministère de l’Économie, est confirmée également par la jurisprudence sur le code de la commande publique. Elle évite ainsi aux entreprises de multiplier les signatures sur chaque fichier du dossier.

Un rappel important : le dossier compressé (fichier zip ou rar) ne doit pas être signé car la signature électronique du fichier compressé ne vaut pas signature des documents qu’il contient.

Acheter un certificat Certigna ID RGS**/eIDAS conforme au marché public

Comment obtenir un certificat de signature électronique pour les marchés publics ?

L’obtention d’un certificat de signature électronique RGS**/eIDAS suit un parcours encadré, incluant une vérification d’identité obligatoire. Ce processus implique plusieurs jours à quelques semaines de traitement par le prestataire de service de confiance : il est recommandé d’anticiper l’achat du certificat électronique avant une échéance d’un appel d’offres.

Les étapes pour obtenir votre certificat

1. Identifiez la personne qui portera le certificat : le dirigeant de l’entreprise ou un salarié disposant d’une délégation de pouvoir signée.
2. Commandez votre certificat en ligne auprès d’un prestataire de services de confiance qualifié (ou tiers de confiance), comme Certigna, et complétez votre dossier de demande.
3. Procédez au téléversement de pièces justificatives : pièce d’identité en cours de validité, extrait Kbis de moins de 3 mois et délégation de pouvoir si le porteur n’est pas le représentant légal.
4. Présentez-vous à un rendez-vous en face à face physique auprès d’un opérateur d’enregistrement habilité (huissier de justice ou bureau d’enregistrement délégué), étape obligatoire pour vérifier votre identité conformément au RGS.
5. Réceptionnez votre clé cryptographique USB une fois votre dossier validé puis installez le certificat sur votre poste de travail.

Chez Certigna, cette vérification d’identité s’appuie sur un réseau de plus de 500 bureaux d’enregistrement partenaires en France, avec prise de rendez-vous, pour faciliter cette étape obligatoire. Le certificat Certigna ID RGS**/eIDAS est proposé à partir de 102 € HT par an, clé cryptographique USB incluse.

Combien de temps dure la validité du certificat ?

La durée de validité varie généralement entre 1 et 3 ans selon l’offre choisie. Depuis le 15 juillet 2025, la durée maximale des certificats RGS**/eIDAS est limitée à 825 jours (environ 2 ans), conformément aux recommandations du CA/Browser Forum.

Comment signer électroniquement vos pièces de marché public ?

Une fois votre certificat installé, la signature de vos documents s’effectue en quelques clics, directement depuis votre logiciel PDF ou depuis la plateforme de dépôt des offres (profil acheteur).

Utilisez votre certificat électronique via Adobe Acrobat Reader

1. Ouvrez votre document PDF dans Adobe Acrobat Reader.
2. Sélectionnez l’outil « Certificats » dans le menu Outils.
3. Cliquez sur « Signer numériquement », puis dessinez la zone de signature sur le document.
4. Choisissez votre certificat Certigna ID RGS**/eIDAS dans la liste proposée par le logiciel.
5. Saisissez votre code PIN pour valider la signature, puis enregistrez le fichier signé.

Signez avec votre certificat électronique directement sur la plateforme de dépôt des offres

1. Connectez-vous à la plateforme de dématérialisation utilisée par l’acheteur public (profil acheteur).
2. Déposez votre acte d’engagement dans la zone dédiée à la signature.
3. Insérez votre clé cryptographique USB dans votre ordinateur au moment demandé par la plateforme.
4. Validez la signature à l’aide de votre code PIN.
5. Vérifiez la confirmation de dépôt affichée par la plateforme avant de clôturer votre candidature.

Le format de signature attendu pour un document PDF est le format PAdES, reconnu par l’ensemble des profils acheteurs et conforme au règlement eIDAS. Pensez à signer votre acte d’engagement en dernier, une fois toutes les pièces du dossier finalisées, pour éviter d’avoir à recommencer la procédure en cas de modification tardive.

La validité d’une signature électronique d’un marché public

Pour vérifier la validité d’une signature après réception d’un document signé, la procédure de vérification s’effectue directement dans le logiciel de lecture PDF, le plus souvent Adobe Acrobat Reader.  Ouvrez le fichier à vérifier : un bandeau s’affiche automatiquement en haut du document dès son ouverture, indiquant le statut de signature.

• Repérez la coche verte : elle confirme une signature valide, reposant sur un certificat délivrée par une autorité de confiance reconnue ;
• Cliquez sur le bandeau pour afficher les détails du certificat, dont l’identité du signataire et l’horodatage ;
• Méfiez-vous d’un triangle orange ou d’une mention « validité inconnue » : le certificat n’est pas reconnu par défaut et nécessite une validation manuelle ;
• Ajoutez-le à la bibliothèque de certificats approuvés via le menu dédié d’Adobe Acrobat, pour lever ce doute.

Les certificats délivrés par un prestataire qualifié comme Certigna, référencé au programme Adobe Approved Trust List (AATL), s’affichent directement avec une signature reconnue comme valide, sans configuration manuelle de votre part.

Comment obtenir une signature électronique pour marchés publics : ce qu’il faut retenir

Le cadre réglementaire de la signature électronique continue d’évoluer. Le règlement eIDAS 2.0, entré en vigueur en mai 2024, impose à chaque État membre de proposer un Portefeuille d’Identité Numérique Européen (EUDI Wallet) d’ici décembre 2026. Ce dispositif ne remplace pas les niveaux de signature existants mais renforce les exigences de vérification d’identité pour les prestataires qualifiés.

En attendant sa généralisation, le certificat RGS**/qualifié eIDAS reste la référence pour répondre à un marché public. Son obtention impose une vérification d’identité en face à face, puis l’installation d’un certificat pour signer votre acte d’engagement, seule pièce du dossier à signer électroniquement.

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FAQ : Signature électronique et marchés publics

La signature électronique du contrat par l’entreprise oblige-t-elle l’acheteur public à signer aussi électroniquement ?

Un certificat RGS suffit-il pour répondre à un marché public ?

Que faire si mon certificat expire en cours de procédure ?

Un salarié peut-il signer à la place du dirigeant ?

Le format PAdES est-il obligatoire pour tous les documents ?