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Dématérialisation de factures et bulletins de paie électroniques

Dans le cadre de la transformation numérique des entreprises, la dématérialisation des documents RH ou comptables tels que les factures ou les bulletins de paie se démocratise. D'année en année, la loi évolue afin de proposer aux employeurs et employés des solutions sécurisantes de transmission de données confidentielles ou sensibles sous format électronique. Les certificats numériques délivrés par Certigna assurent l'authenticité, la légalité et l'intégrité de ces documents dématérialisés.



Dématérialisez vos factures

La loi n° 2015-990 du 6 août 2015 prévoit (notamment dans l'article 222) une obligation pour toutes les entreprises d'accepter les factures électroniques. À partir de 2020, l'édition de factures numériques devient obligatoire même pour les micro-entreprises, qui en étaient jusque là exemptes. La législation française favorise et encadre ainsi la transition numérique des professionnels, par souci économique (réduire les coûts d'impressions papier) et dans un contexte de conscience écologique.
La dématérialisation des factures grâce à l'apposition d’une signature électronique permet :

  • D'authentifier l'origine de la facture ainsi que son émetteur ;
  • De garantir l'intégrité de la facture et de son contenu, et ainsi de prouver que la facture n'a pas été modifiée ou contrefaite ;
  • De faciliter le traitement et la consultation des factures tout en évitant les fraudes et les erreurs.

La signature électronique apposée à la facture dématérialisée garantit l'intégrité et la confidentialité des données relatives au salarié. Afin de pouvoir dématérialiser vos factures, il est nécessaire de vous prémunir d'un certificat Cachet Signature RGS **.



Dématérialisez vos bulletins de paie

L'article L. 3243-2 du Code du Travail autorise les organisations françaises à dématérialiser leurs bulletins de paie. « Sauf opposition du salarié, l'employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité ». La dématérialisation des bulletins de paie grâce à l'apposition d'une signature électronique permet :

  • D'authentifier l'origine du document ;
  • De garantir l'intégrité du bulletin de paie et de son contenu, et ainsi de prouver que celui-ci n'a pas été altéré ou falsifié ;
  • De réduire les coûts de traitement, d'impression, d'affranchissement et d'archivage papier.

À noter : les bulletins de salaire dématérialisés doivent être conservés et mis à disposition du salarié durant le délai de conservation légal via un archivage probant. Le bulletin de paie électronique doit pouvoir être accessible à tout moment afin d'être consulté librement par l'employé.
Afin de profiter des bienfaits de la dématérialisation, il faudra cependant numériser ses factures et ses bulletins de paie avec une procédure stricte : la numérisation doit être certifiée par un tiers de confiance agréé par l'État. Pour dématérialiser vos bulletins de paie, il est nécessaire de vous prémunir d'un certificat Cachet Signature RGS *.

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