Implémenter une API de signature électronique

Vous souhaitez gagner du temps en intégrant une solution de signature numérique à vos processus métier : faites le choix de l’API de signature électronique.

Dans quels cas utiliser une API de signature électronique ?

L’API (Application Programming Interface) de signature électronique est la meilleure solution pour signer vos documents en masse. Cette solution peut être appliquée à tout document nécessitant une signature, qu’il s’agisse de devis, de propositions commerciales, de contrats de travail, de vente, ou encore de conventions de crédit. « Avec cette solution, vous pouvez intégrer rapidement et simplement à vos logiciels métier, sites web, et applications, des fonctionnalités d’e-signature. Vous bénéficiez alors d’un outil puissant et intuitif vous permettant d’aller plus loin dans l’automatisation de vos process. »

Quels sont les avantages de l’API de signature électronique ?

Un logiciel de signature électronique vous apporte non seulement la garantie de l’identité du signataire d’un document numérique, mais vous assure aussi de l’intégrité du document signé. Par ailleurs, de la même façon qu’une signature manuscrite, la signature électronique est une preuve valable devant tout tribunal français et européen[1].

Outre la sécurisation juridique de vos documents, l’API de signature électronique présente également de nombreux avantages pour vos clients, partenaires, et collaborateurs, qui peuvent signer leurs contrats à tout moment, et depuis n’importe quel terminal, directement depuis votre site web ou votre application métier. Et les possibilités d’intégration de cette signature à vos process métier sont vastes : cette solution est compatible avec votre CRM, ERP, SIRH, site Internet, etc.

« Vous pourrez ainsi miser sur une hausse de productivité de votre entreprise grâce à un workflow de signatures optimisé et à une accélération des délais de contractualisation. Autres avantages business : la réduction des coûts, liée notamment à une plus grande efficacité de vos employés sur le segment de la chaîne contractuelle, et la hausse de votre taux de conversion, favorisée par une nette amélioration de l’expérience utilisateur. Les documents sont signés en quelques clics par vos clients, ce qui vous permet de minimiser votre taux d’abandon. »

Faire le choix d’une plateforme en ligne

Si l’API de signature électronique possède de nombreux bénéfices, elle n’est pas nécessairement la solution la plus adaptée à votre organisation. Une plateforme de signature en ligne peut alors remplir les objectifs que vous vous êtes fixés.

Dans quels cas utiliser une plateforme SaaS ?

Choisir une application pour signer un document peut être la solution idéale dès lors que votre entreprise n’a à traiter que de petits ou moyens volumes. Là encore, de nombreux cas d’usage peuvent être envisagés, du contrat de travail au contrat de bail, jusqu’aux devis et compromis de vente immobilier. La plateforme SaaS (Software As A Service) de signature, prête à l’emploi, facile à déployer et à utiliser, permet une dématérialisation rapide de vos processus de signature électronique.

Quels sont les avantages d’une plateforme SaaS ?

« Pour créer une signature en ligne, il vous suffit de vous connecter à un portail d’accès sécurisé avec vos identifiants et de vous laisser guider : en un clic, le processus de signature est initié. »

La mise en place de ce type de solution permet une disponibilité immédiate de la signature électronique, et ce, depuis tout support, desktop ou mobile. Seule la présence d’un navigateur web est requise. En outre, les signatures sont paramétrables en mono ou en multi-signataires. À l’image de l’API de signature électronique, la plateforme SaaS simplifie et accélère le parcours de vos clients, partenaires, et collaborateurs, tout en sécurisant juridiquement votre chaîne de contractualisation.

Avec qui travailler ?

Le marché est constitué de nombreux éditeurs de solutions de signature électronique et il peut être difficile pour une entreprise de s’y retrouver. Néanmoins, certains éléments peuvent vous aider à faire le choix le plus adapté à vos besoins.

La sécurité des solutions de signature en ligne

Pour déployer l’une ou l’autre de ces solutions de signature électronique, il est recommandé de faire appel à un prestataire de services de confiance certifié par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI), dont Certigna fait partie. « À ce titre, nos signatures électroniques telles que ; nos certificats numériques, scellements et horodatages sont conformes au règlement eIDAS (electronic Identification, Authentification and trust Services) et au RGS (référentiel général de sécurité). Nous bénéficions également de la certification ISO/CEI 27001 pour l’ensemble de nos solutions, prestations et activités éditées et hébergées en France. »

Solutions de signature électronique : quels coûts ?

Notre offre d’API de signature électronique vous permet de bénéficier d’une solution modulable et donc d’un tarif au plus près de vos besoins. Néanmoins, la mise en œuvre de cette solution nécessite de prévoir une période de déploiement ainsi que l’intervention d’une équipe technique, externe et interne. Le coût de base peut donc être supérieur à celui de la mise en place d’une plateforme SaaS.

Analyser vos besoins pour faire le bon choix

Une fois que vous aurez choisi un prestataire de confiance reconnu comme tel par l’ANSSI, autorité de certification française, vous devrez encore prêter attention à certains éléments : quel type de signature certifiée souhaitez-vous mettre en œuvre dans votre organisation, et pour quel niveau de sécurité ? « Autant d’interrogations qui vous permettront de choisir la solution la plus adaptée à vos besoins. La signature par plateforme SaaS vous interdira, par exemple, la mise en place d’une signature qualifiée. »

 

[1] Article 25.1 du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE. URL : https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/PDF/?uri=CELEX:32014R0910&from=hr.

Quel était votre besoin initial lorsque vous avez fait appel à Certigna ?

En 2018, nous cherchions à faciliter nos démarches administratives concernant la gestion de nos contrats d’assurance, pour répondre notamment à l’ensemble des réglementations en vigueur. Ces dernières imposent en effet que les opérateurs en contact avec la clientèle soient formés et bénéficient des outils numériques appropriés. « Dans cette optique, nous avons opéré une transition vers des solutions dématérialisées pour la signature de nos bulletins d’adhésion, qui s’opère désormais en agence via des tablettes de signature électronique. Nous avions ainsi besoin de la certification et de l’horodatage de ces documents. »

Pourquoi avoir choisi Certigna pour vous accompagner ?

Notre prestataire précédant ne parvenait pas à présenter une structure habilitée efficace pour nos documents numériques. Nous avons entendu parler du travail de Certigna en métropole et avons décidé de nous tourner vers leur solution, qui s’intégrait très facilement à notre logiciel existant. « La simplicité de la procédure d’inscription et de validation en ligne au travers du formulaire ainsi que les tarifs fixés ont achevé de nous convaincre ! »

Quelles ont été les étapes de la mise en place de la solution de Certigna ?

Les échanges avec Certigna ont démarré en 2018 et nous avons débuté notre collaboration en février 2019. Nous avons d’abord testé la solution afin de nous assurer de son opérabilité avec notre logiciel BPM. Elle a ensuite été déployée dans la dizaine d’agences assurance de la Mutualité de La Réunion. Nos besoins d’authentification étant grandissants, nous avons rapidement augmenté nos commandes de jetons d’horodatage. « Au démarrage, nous commandions des packs de 10 000 jetons et nous réalisons désormais des commandes de 30 000 jetons, que nous utilisons très rapidement— nous avons en effet une moyenne d’utilisation de 2 500 jetons par mois, avec des pics de consommation à 4 200. » Lorsque nous oublions de commander à temps ou en cas de difficultés, les équipes de Certigna sont toujours efficaces et disponibles pour trouver des solutions adéquates. « La mise en place de la solution a donc été très simple ! »

En quoi le service répond-il à vos attentes ?

« Cette nouvelle organisation nous évite la gestion des versions papiers de nos contrats, gourmandes en ressources logistiques et en énergie. Nous avons ainsi pu réduire considérablement les lourdeurs administratives et les problématiques de place liées au stockage des documents. »

Le service de Certigna répond parfaitement à notre besoin de certification et d’horodatage de nos documents. Nous avons accès à un système très efficace de statistiques afin de suivre notre consommation de jetons d’horodatage. En outre, nos problématiques sont traitées rapidement et le service commercial est toujours disponible en cas de difficultés. Un conseiller nous est attitré, et une personne prend le relais en cas d’absence.

Avez-vous été amené à solliciter Certigna pour un autre besoin ?

Dans cette optique de dématérialisation de nos démarches administratives, nous avons également souhaité mettre en place la numérisation automatique des factures de nos fournisseurs. Comme nous cherchions à certifier leur numérisation, nous avons rapidement fait appel à Certigna. « Leur solution a grandement permis de faciliter les démarches et de fluidifier l’activité. Les factures passent par l’outil de numérisation Avanteam Process Studio qui certifie les PDF générés par un horodatage Certigna, avant la validation en interne. »

Le mot de la fin pour décrire votre collaboration ?

« La simplicité technologique. La solution Certigna apporte cette simplicité tant au niveau de la validation de l’identité que de l’intégration dans notre outil. Nous sommes donc amplement satisfaits de notre collaboration. Notre association est dans une démarche de digitalisation et d’évolution constante, Certigna nous a permis de développer nos activités en nous facilitant la certification des documents. »

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